Användarhandledning – Svar på platserbjudande

Innehållsförteckning

1. Svar på platserbjudande
2. Användare och beskrivning av funktionen
3. Svar på platserbjudande, vårdnadshavare
3.1 Erbjudna och accepterade/avböjda placeringar
3.2 Information från kommunen
3.3 Acceptera eller Avböja ett platserbjudande
3.4 Registrera inkomst
3.5 Olika svarsalternativ
3.6 Hantering av sekretessmarkerade personer
4. Parallella placeringar
5. Svar på platserbjudande i barn och elevregister
6. Händelselogg
7. Bekräftelse två vårdnadshavare
8. Konfiguration
9. Meddelanden och meddelandedefinition
10. Granska ärenden
11. Återkommande frågor (och svar)

1. Svar på platserbjudande

Svar på platserbjudande är en e-tjänst (Edlevo App) där vårdnadshavarna på ett enkelt sätt kan acceptera eller avböja sitt barns platserbjudande för barnomsorg. Platserbjudande som kan besvaras i e-tjänsten är för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. E-tjänsten nås från Edlevo App men det går även att ha den fristående, t ex från er kommunportal.

2. Användare och beskrivning av funktionen

Svar på platserbjudande vänder sig till vårdnadshavare och administratörer och tillhandahåller funktioner för:

E-tjänst där vårdnadshavare kan acceptera eller avböja sitt barns platserbjudande.
Vårdnadshavarnas svar av platserbjudandet sparas ner i Edlevo barn- och elevregister per automatik
Både den mottagande och avlämnande enheten (om en placering samtidigt avslutas) får ett meddelande från systemet.
Systemet stöder Parallella placeringar.
Vårdnadshavare ser historik och svar från tidigare platserbjudanden i e-tjänsten.
Möjlighet att avsluta annan pågående eller ej startad placering.
Möjlighet för vårdnadshavaren att ange sysselsättning.
Möjlighet för vårdnadshavaren att ange inkomst.
Möjlighet för vårdnadshavaren att ange olika svarsalternativ.
Språkstöd för Svenska, Norska och Finska.

Du kan läsa mer om dessa funktioner i denna användarhandledning.

3. Svar på platserbjudande, vårdnadshavare

Som vårdnadshavare nås tjänsten genom att välja Svar på platserbjudande i menyn i Edlevo App. Svar på platserbjudande visas om det finns ett erbjudande för dennes barn.

3.1 Erbjudna och accepterade/avböjda placeringar

I vyn ser vårdnadshavaren om barnet har ett nytt platserbjudande, samt historik över tidigare platserbjudanden som har accepterat eller avböjts.

För att svara på en erbjuden placering klickar vårdnadshavaren på platserbjudandet.

3.2 Information från kommunen

Här kan information om ett platserbjudande visas. Informationen skrivs i konfiguration. Har ingen information angetts visas inte detta steg för vårdnadshavarna. Läs mer om detta i kapitel 8.

Vårdnadshavaren behöver markera att hen har läst och förstår informationen innan det är möjligt att gå vidare.

Ska båda vårdnadshavarna bekräfta platserbjudandet visas informationstexten för båda två.

3.3 Acceptera eller Avböja ett platserbjudande

I denna vy ser vårdnadshavaren från och med vilket datum platserbjudandet gäller. Vårdnadshavaren markerar ett av valen, och väljer att Acceptera (tacka ja) eller Avböja (tacka nej) till platserbjudandet.

Vårdnadshavaren har även möjlighet att ange sysselsättning. Är en konfiguration om det valet ska vara möjligt eller inte.

Vårdnadshavaren klickar sedan på knappen “Bekräfta” för att skicka in sitt svar.

3.4 Registrera inkomst

Nedan gäller om kommunen har den fristående tjänsten för att Registrera inkomst.

Det är möjligt att konfigurera att när vårdnadshavaren accepterar ett platserbjudande så finns även möjligheten att registrera inkomst, det finns även en inställning för om det ska vara obligatoriskt att ange sin inkomst. Möjlighet att registrera inkomst visas bara för vårdnadshavaren om denne inte har en nuvarande inkomst som gäller över placeringens startdatum. Startdatumet för när inkomsten ska gälla går inte att sätta längre fram än placeringens startdatum.

Fält som går att fylla i för inkomsten är: maxavgift, inkomst och startdatum.

Om kommunen har konfigurerat att båda vårdnadshavarna ska svara på platserbjudandet så har båda vårdnadshavarna möjlighet att registrera sin inkomst, och inkomsten registreras i systemet när båda vårdnadshavarna har accepterat platserbjudandet. Kan inte någon av vårdnadshavarna svara på platserbjudande så kan ni via Bekräftelse två vårdnadshavare – > Status svara för vårdnadshavaren och inkomsten sparas då ner till systemet.

Inkomst registrerad vid ett platserbjudande går inte via granska ärenden utan sparas ner direkt. För vårdnadshavare visas den registrerade inkomsten i tjänsten Registrera inkomst.

Se kapitel 8 för mer information om dessa inställningar.

3.5 Olika svarsalternativ

Som standard kan en vårdnadshavare acceptera eller avböja ett platserbjudande i Edlevo App.

Vill ni lägga upp så att vårdnadshavaren har fler svarsalternativ att välja bland så följer ni processen nedan.

Lägg till vilka alternativ som ska visas för vårdnadshavarna:

Dessa svarsalternativ är en kod i Edlevo. Grunduppgifter –> Kod

Kodtyp: Köhantering vid svar på platserbjudande

Det finns dessa fyra alternativ som hör till kodtypen Köhantering vid svar på platserbjudande.

Nej tack
Ja tack – vill inte stå kvar i kö
Ja tack – men vill stå kvar i kö på mitt förstahandsalternativ
Ja tack – men vill stå kvar i kö till alla alternativ med högre prioritet som inte uppfyllts

Dessa koder (svarsalternativ) är grundladdade och kan inte ändras och det går inte att lägga upp egna.

Alla alternativ som är aktiva kommer att visas för vårdnadshavaren, är ingen av ovan alternativ aktivt så kommer systemet bara att visa Acceptera och Avböj.

Har ni processen att båda vårdnadshavarna ska svara på platserbjudandet så ser den bekräftande vårdnadshavaren vilket svarsalternativ den första vårdnadshavaren angett.

I händelseloggen finns händelsetypen Förändring i kön som visar hur kön var före och efter man svarat på platserbjudande.

Hur hanterar Edlevo de olika svarsalternativen:

I Edlevo och under Inställningar –> Placering finns vissa regler som ni kan ställa in och dessa styr hur kön hanteras vid ett Nej tack svarsalternativ, annars är det valt svarsalternativ från vårdnadshavaren som gäller.

Ja tack – vill inte stå kvar i kö: Innebär att barnet får en placering och samtliga köalternativ tas bort.
Ja tack – men vill stå kvar i kö på mitt förstahandsalternativ: Innebär att barnet får en placering och får stå kvar i kö till sitt förstahandsalternativ.
Ja tack – men vill stå kvar i kö till alla alternativ med högre prioritet som inte uppfyllts: Innebär att barnet får en placering och får stå kvar i kö till alternativ med högre prioritet.

3.6 Hantering av sekretessmarkerade personer

Så hanteras sekretessmarkerade personer i svar på platserbjudande och bekräftelse två vårdnadshavare.

Om barnet är sekretessmarkerat så kan inte vårdnadshavare eller annan ansvarig vuxen använda tjänsten.
- Platserbjudandet visas i Bekräftelse två vårdnadshavare -> Status med en sekretessmarkering på barnet.
- Inga påminnelser skickas ut.
Om en vårdnadshavare är sekretessmarkerad så kan den personen inte använda tjänsten men det är möjligt för den andra vårdnadshavaren att använda tjänsten.
- Platserbjudandet visas i Bekräftelse två vårdnadshavare -> Status med en sekretessmarkering på vårdnadshavaren.
Om båda vårdnadshavarna är sekretessmarkerade så är det inte möjligt att använda tjänsten.
- Platserbjudandet visas i Bekräftelse två vårdnadshavare -> Status med en sekretessmarkering på båda vårdnadshavarna.
Om barnet har samma adress som en annan ansvarig vuxen så kan den personen använda tjänsten.
- Platserbjudandet visas i Bekräftelse två vårdnadshavare -> Status.

4. Parallella placeringar

I komponenten “Regler för parallella placeringar”, kan kommunen ha registrerat regler för vilka placeringar som får pågå samtidigt. Som exempel kan placering i verksamhet obekväm arbetstid få förekomma parallellt med placering i verksamhet förskola.

Detta innebär att barnet kan få fler än ett platserbjudande under en och samma tidsperiod.

Reglerna som sätts upp styr på det sättet att vårdnadshavaren kan behöva bekräfta att nuvarande placering måste avslutas för att kunna acceptera en ny. Detta för att reglerna för parallella placeringar inte tillåter att ett barn har två pågående placeringar i samma verksamhet.

Genom att bekräfta avslutas nuvarande placering, dagen innan fr.o.m datumet på platserbjudandet, som accepteras samtidigt.

5. Svar på platserbjudande i barn och elevregister

När en vårdnadshavare accepterar ett platserbjudande så blir erbjudandet en placering. Placeringen visas för administratören i barn- och elevregistret under komponenten Placering samt i barnets barnöversikt, placering.

Avböjer vårdnadshavaren erbjudandet så hanteras erbjudandet utifrån de inställningar som kommunen har angett i Inställningar –> Placering.

Vill administratören se pågående platserbjudanden och manuellt kunna tacka ja eller nej till ett erbjudande så används komponenten Erbjudande.

6. Händelselogg

I händelseloggen kan administratören se accepterade och avböjda platserbjudanden som vårdnadshavare har skickat in för sitt barn via e-tjänsten, samt eventuella manuella ja/nej tack-platserbjudanden som gjorts av en administratör i komponenten Erbjudande. Dessa visas med händelsetypen “Ja tack platserbjudande” och “Nej tack platserbjudande”.

Det är möjligt att skapa en Räknare för dessa händelsetyper för att på så sätt ha aktuellt antal direkt på startsidan samt att komma till informationen om dessa genom att klicka på Räknaren.

7. Bekräftelse två vårdnadshavare

Bekräftelse två vårdnadshavare är en funktionalitet som gör det möjligt för båda vårdnadshavarna att ta ställning till platserbjudandet.

Här kan du läsa mer om processen Bekräftelse två vårdnadshavare. Användarhandledning – Bekräftelse två vårdnadshavare (eduhelp.se)

Om funktionaliteten är aktiverad fungerar processen så här:

Första vårdnadshavaren svarar på platserbjudandet.
Första vårdnadshavaren ser att ärendet väntar på bekräftelse från den andra vårdnadshavaren, samtidigt får den andra vårdnadshavaren ett meddelande om att det finns ett platserbjudande att ta ställning till.
Andra vårdnadshavaren bekräftar platserbjudandet.
Placering skapas i systemet.

8. Konfiguration

För Svar på platserbjudande finns det en del olika inställningar som ni måste ta ställning till innan tjänsten tas i bruk.

Detta görs via Konfiguration –> konfiguration, välj Placering -> Svar på platserbjudande.

Serviceaktivering:

Aktivera ”Svar på platserbjudande” = Aktivera denna inställning för att tillåta vårdnadshavare att svara på ett platserbjudande. Tjänsten kommer inte att vara tillgänglig i Edlevo App innan inställningen är aktiverad.

Konfiguration för svar på platserbjudande:

Aktivera e-postavisering = Om denna inställning är aktiverad så skickar systemet ut meddelanden via e-post.
Aktivera sysselsättning = Aktivera det här alternativet för att tillåta vårdnadshavaren att välja sysselsättning.
Obligatoriskt att ange sysselsättning = Aktivera det här alternativet för att göra sysselsättning obligatorisk.
Information för vårdnadshavare innan de svarar på platserbjudandet = Denna text visas i steget innan vårdnadshavare fortsätter till platserbjudandet. Högst 3000 tecken kan anges. Lämna den här inställningen tom för att inaktivera detta steg.
Aktivera registrera inkomst = Aktivera det här alternativet för att tillåta medborgaren att registrera sin inkomst. Visas endast om det inte finns en nuvarande inkomst som gäller över placeringens startdatum.
Obligatoriskt att registrera inkomst = Aktivera det här alternativet för att göra det obligatoriskt för medborgaren att registrera sin inkomst. Visas endast om det inte finns en nuvarande inkomst som gäller över placeringens startdatum.
Aktivera ’Granska ärende’ komponent för Svar på platserbjudande = Om inställningen är aktiverad visas varje svar av platserbjudande i ’Granska ärende’ komponenten och kräver manuell granskning av administratör.

9. Meddelanden och meddelandedefinition

Svar på platserbjudande skickar ut meddelanden vid olika steg i processen, till exempel vid bekräftelse två vårdnadshavare och när platserbjudandet har accepterats och registreras i systemet. Vissa meddelanden är hårdkodade och texten går då inte att ändra, medans vissa går att konfigurera i meddelandedefinition, Grunduppgifter –> Meddelandedefinition.

Meddelandetyperna som ni själva kan sätta upp är:

Meddelande vid placering – Förskola
Meddelande vid placering – Fritidshem
Meddelande vid placering – Fritidsklubb
Meddelande vid placering –Pedagogisk omsorg

Läs mer här om dessa meddelandetyper och generellt om meddelandedefinition. Meddelandedefinition (Fsk/Gr) (eduhelp.se)

10. Granska ärenden

Granska ärenden är en komponent där du kan följa olika ärenden, så som svar på platserbjudande, innan ärendet sparas ner i systemet.

Komponenten finns under Loggar –> Granska ärenden.

Se kapitel 8 under konfigurationsinställningar hur ni aktiverar att svar på platserbjudande ska visas i granska ärenden.

Läs mer om granska ärenden här, Granska ärenden (eduhelp.se)

11. Återkommande frågor och svar

Hur gör vi om ett platserbjudande har skickats, och innan ett svar har registreras så har vårdnadshavarna tagits bort och barnet har fått en annan ansvarig vuxen.
- Då måste ni manuellet ta bort erbjudande och skapa upp erbjudandet på nytt.