Användarhandledning – Avsluta placering -

Innehållsförteckning

1. Inledning

Avsluta placering är en e-tjänst där vårdnadshavare kan avsluta sitt barns placering. Placeringar som kan avslutas styrs av vilka verksamheter som är aktiverade i komponenten konfiguration. E-tjänsten används via Edlevo app men kan även användas via webbgränssnitt.

2. Beskrivning och aktörer

Avsluta placering vänder sig till vårdnadshavare och administratörer och tillhandahåller funktioner för:

E-tjänst där vårdnadshavare kan avsluta sitt barns placering.
Regler för hur placeringen får avslutas i kommunen.
T o m datumet för placeringen sparas ner i barn- och elevregistret.
T o m datumet visas för personal i Planering förskola och fritidshem (Planering förskola och fritidshem är ett tillval) under mätvärdet Framtida förändringar.
Möjlighet att sätta regeln att båda vårdnadshavarna ska ta ställning till avslutet. Detta är ett tillval.

Du kan läsa mer om dessa tjänster i denna användarhandledning.

3. Användning, vårdnadshavare

Som vårdnadshavare når man tjänsten genom att gå till menyn och välja Avsluta placering.

3.1 Aktuella, tidigare och framtida placeringar

I vyn visas barnets aktuella placering samt eventuella tidigare och eventuella framtida placering.

Aktuella placeringar

För att avsluta en placering väljs placeringen, datum för när placeringen ska avslutas samt eventuell orsak och klicka på knappen “bekräfta” för att avsluta placeringen.

Tidigare placeringar

Klicka på en eventuell tidigare placering för att se mer information om placeringen. Information om placeringens fr o m och t o m datum samt eventuell avslutsorsak visas.

Framtida placeringar

Klicka på en eventuell framtida placering för att se mer information. Information om placeringens fr o m datum visas.

3.2 Information från kommunen

Här kan kommunen ange valfri information om avsluta placering. Vårdnadshavaren måste acceptera att hen har läst informationen innan hen kan gå vidare och avsluta placeringen.

Informationen som ska visas skrivs i konfiguration. Se kapitel 6 i denna användarhandledning.

Har ingen information registrerats visas inte detta steg för vårdnadshavarna.

Ska båda vårdnadshavarna bekräfta visas informationstexten för båda vårdnadshavarna.

3.3 Fortfarande i behov av barnomsorg

Det är möjligt att konfigurera så att vårdnadshavaren kan välja ”Jag behöver fortfarande placeringen”. Se kapitel 6.

Denna funktionalitet gäller bara om regelverket bekräftelse två vårdnadshavarna är uppsatt och processen fungerar då enligt nedan:

Den första vårdnadshavaren väljer att avsluta placeringen och den andra vårdnadshavaren har möjlighet att acceptera avslutsdatumet och samtidigt välja ”Jag behöver fortfarande placeringen”.
Informationen visas för administratör i komponenterna Status och Granska ärenden. För mer information om hanteringen av ärendet, läs i hjälptexten till komponenten Granska ärenden.

4. Användning, systemansvariga

4.1 Registrera uppsägningsorsaker för avslutning av placering

Ni kan välja om vårdnadshavare ska kunna välja avslutsorsak i Avsluta placering. Se kapitel 6.

Orsaker registreras enligt nedan:

I menyn väljer du Grunduppgifter –> Kod
Sök efter kodtypen “Uppsägning placering”
Klicka på Lägg till för att lägga till en ny orsak för uppsägning

Använd funktionsknappen Översättningar för att översätta raden till svenska och engelska. Då visas orsaken för vårdnadshavaren på det språk som är valt i Edlevo app.

Registrera vilka orsaker som ska visas:

I menyn väljer du Grunduppgifter –> Koppling kod
Sök efter kodtypen “Uppsägning placering”
Klicka på Lägg till för att koppla koden som ni vill ska visa för vårdnadshavaren
- Kodtyp = Uppsägning, placering
- Kod = Välj den kod du vill koppla
- Tillhör kodtyp = Typ av webb
- Tillhör kod = Barnomsorg

Om ni inte har kopplat någon kod i Koppling kod visas alla orsaker som registrerats för kodtypen Uppsägning placering för vårdnadshavarna.

4.2 Placering och händelselogg

När en vårdnadshavare avslutar en placering ser du detta i “Planering förskola och fritidshem” under mätvärdet “Framtida förändringar” (“Planering förskola och fritidshem” är ett tillval så kontakta din säljansvarige för mer information).

Barnets placering får ett till och med-datum i barn- och elevregistret, i komponenten “Placering”.

När en vårdnadshavare avslutar en placering skickar systemet ett meddelande (e-post) till barnets vårdnadshavare och till barnets placeringsenhet. För att meddelandet ska skickas måste vårdnadshavarnas och enhetens e-postadresser vara registrerade i barn- och elevregistret.

Meddelandet innehåller barnets namn, enhet/avdelning och placeringens avslutsdatum.

I “Händelselogg” i barn- och elevregistret, under händelsetyp “Upphörande av placering”, visas vilket datum vårdnadshavaren har sagt upp platsen, eventuell avslutsorsak, samt vilken vårdnadshavare som har sagt upp platsen. Detta visas i “Händelselogg detalj”.

5. Bekräftelse två vårdnadshavare

Bekräftelse två vårdnadshavare är en funktion där kommunen kan sätta olika regler hur placeringsavslutet ska hanteras, till exempel att båda vårdnadshavarna alltid måste ta ställning till placeringsavslutet innan det blir giltigt.

Här kan du läsa mer om processen Bekräftelse två vårdnadshavare. Användarhandledning – Bekräftelse två vårdnadshavare (eduhelp.se)

Bekräftelse två vårdnadshavare är ett tillval till avsluta placering.

6. Konfiguration

För Avsluta placering finns det en del olika inställningar som ni måste ta ställning till och detta görs med fördel innan tjänsten tas i bruk.

Konfigurationsmodulen når du via Konfiguration –> konfiguration

Välj modulen Placering.

Serviceaktivering:

Aktivera ”Avsluta placering” = Aktivera denna inställning för att tillåta vårdnadshavare att avsluta placeringar. Tjänsten komme ej att vara tillgänglig i Edlevo App innan inställningen är aktiverad.

Konfiguration för avsluta placering:

Aktivera ’Granska ärende’ komponent för avsluta placering = Om inställningen är aktiverad visas varje avslut i ’Granska ärende’ komponenten och kräver manuell granskning av administratör.
Visa orsak till avslut av placering = Om denna inställning är aktiverad så har vårdnadshavarna möjlighet att ange orsak för placeringsavslutet.
Avsluta framtida placeringar = Om denna inställning är aktiverad så kan vårdnadshavarna se och avsluta eventuella framtida placeringar.
Tillåt att ändra avslutsdatumet = Vid Ja kan en vårdnadshavare ändra ett befintligt avslutsdatum till både ett tidigare eller ett senare avslutsdatum, det är endast inställningen ’Antal dagar innan placeringen kan avslutas’ som styr. Vid Nej kan en vårdnadshavare inte ändra ett befintligt avslutsdatum till ett senare datum. Däremot kan det vara möjligt att ändra avslutsdatumet till ett tidigare datum, beroende på det värde som ni har i inställningen ’Antal dagar innan placeringen kan avslutas’.
Antal dagar innan placeringen kan avslutas = Inställning bestämmer det tidigaste slutdatum som vårdnadshavaren kan ange för sitt placeringsavslut. Exempel, vårdnadshavaren avslutar placeringen idag och värdet är 10, tidigast avslut blir då idag + 10 dagar framåt i tiden.
Visa fritextfält = Om den här inställningen är aktiverad kan vårdnadshavaren lägga till en anteckning vid avslut av placering.
Information för vårdnadshavare innan de avslutar en placering (Engelska) = Denna text visas i steget innan vårdnadshavare fortsätter till avsluta placering. Högst 3000 tecken kan anges. Lämna den här inställningen tom för att inaktivera detta steg.
Information för vårdnadshavare innan de avslutar en placering (Svenska) = Denna text visas i steget innan vårdnadshavare fortsätter till avsluta placering. Högst 3000 tecken kan anges. Lämna den här inställningen tom för att inaktivera detta steg.
Antal dagar avgiften beräknas = Inställning bestämmer det tidigaste slutdatum som vårdnadshavaren kan ange för sitt placeringsavslut. Exempel, vårdnadshavaren avslutar placeringen idag och värdet är 10, tidigast avslut blir då idag + 10 dagar framåt i tiden. Inställningen gäller ej för framtida placeringar.
Behov av placering = Aktivera den här inställningen för att tillåta den andra vårdnadshavaren att välja ’Jag behöver fortfarande placeringen, men jag godkänner att den andra vårdnadshavaren säger upp sin del av platsen’.
Aktivera för verksamhet = I denna inställning anger du vilka verksamheter inom din kommun som ska ha tillgång till e-tjänsten. Om du t.ex. bara aktiverar för förskolan så är det bara barn som är placerade inom förskolan som kan använda e-tjänsten.

7. Granskning av inkommande ärenden

Din kommun kan välja om ni vill granska alla nya placeringsavslut som kommer in innan dom sparas och registreras i systemet.

Granska ärenden är en komponent där du kan följa olika ärenden, så som avsluta placering, innan ärendet sparas ner i systemet.

Modulen hittar du under Loggar –> Granska ärenden.

Läs mer om granska ärenden här, Granska ärenden (eduhelp.se)

8. Meddelanden och meddelandedefinition

Modulen avsluta placering skickar ut meddelanden vid olika steg i processen, till exempel vid bekräftelse två vårdnadshavare och när placeringsavslutet skickas in och registreras i sytemet. Dessa meddelanden kan ni själva konfigurera upp i modulen meddelandedefinition.

Meddelandetyperna som ni själva kan sätta upp är:

Uppsägning av plats – Förskola
Uppsägning av plats – Fritidshem
Uppsägning av plats – Fritidsklubb
Uppsägning av plats – Pedagogisk omsorg
Uppsägning av plats – Obekväm arbetstid
- Om denna meddelandedefinition inte är aktiv så skickar systemet istället ut meddelandedefinitionen för Förskola om denna är aktiv

Och detta görs vi modulen meddelandedefinition, Grunduppgifter –> Meddelandedefinition.

Läs mer här om dessa meddelandetyper och generellt om modulen Meddelandedefinition. Meddelandedefinition (Fsk/Gr) (eduhelp.se)

9. Hantering av sekretessmarkerade personer

Så här hanterar vi sekretessmarkerade personer i avsluta placering, bekräftelse två vårdnadshavare och granska ärenden. Nedan beskriving kan skilja sig åt beroende på hur ni har konfigurerat, beskrivningen nedan gäller om ni använder avsluta placering, bekräftelse två vårdnadshavare och granska ärenden.

Om barnet är sekretssmarkerat så kan ej vårdnadshavare eller annan ansvar vuxen använda tjänsten.
- Ingen rad kommer att skapas i bekräftelse två vårdnadshavare.
- Ingen rad kommer att skapas i granska ärenden
Om en vårdnadshavare är sekretessmarkerad så kan den personen inte använda tjänsten men det är möjligt för en annan ej sekretessmarkerad vårdnadshavare att använda tjänsten.
- Rad kommer att skapas i bekräftelse två vårdnadshavare med en markering för den vårdnadshavare med sekretess.
- Rad kommer att skapas i granska ärenden
Om båda vårdnadshavarna är sekretessmarkerade så är det inte möjligt att använda tjänsten.
- Ingen rad kommer att skapas i bekräftelse två vårdnadshavare.
- Ingen rad kommer att skapas i granska ärenden
Om barnet har en annan ansvarig vuxen på samma adress så är det den annan ansvarig vuxen som kan använda tjänsten.
- Rad kommer att skapas i bekräftelse två vårdnadshavare
- Rad kommer att skapas i granska ärenden

10. Återkommande frågor (och svar)

Om en vårdnadshavare har accepterat ett platserbjudande och samtidigt valt att avsluta en pågående placering, erbjudandet väntar nu på svar från den andra vårdnadshavaren eller att ärendet väntar på godkännande från kommunen. Om vårdnadshavaren då försöker avsluta placeringen från tjänsten Avsluta placering så kommer systemet att visa meddelandet ”Begäran om att avsluta placeringen för denna placering pågår redan” för vårdnadshavaren, och avsluta placeringen kommer inte att vara möjligt.