Komponenten Söka personer används för att söka personer i åldrarna 0 – 16 år*.
En förutsättning för denna sökning är att man kontinuerligt kör det bakgrundsjobb som startas i bilden Schemalägg söka personbearbetning. Förslagsvis schemalägger man detta jobb till att köras dagligen och utanför arbetstid.
Det register man söker i innehåller personer som är folkbokförda i kommunen samt de som är manuellt registrerade som boende i kommunen, och i sökningen kan du undanta personer som är placerade i en viss skolform eller verksamhet om så önskas.
Det finns även möjlighet att skicka meddelande till de du sökt fram. För att kunna göra det måste varje meddelande definieras i systemet.
Först ska meddelandetypen registreras. Det gör du genom att lägga upp en ny förekomst i komponenten Kod, kodtypen Händelse för meddelande:
- Kodtyp – Välj Händelse för meddelande
- Text – Ange namnet på meddelandetypen
- Xtrainfo – Ange ”GR” för grundskola ”FSK” för förskola
- Kodstatus – välj aktiv
- Fråga om meddelande ska skickas – välj Ej visas
- Kvittens av skickade meddelande – välj Ej visas
- Krav för meddelande – Definition av när ett meddelande ska betraktas som att det gick att skicka på ett godkänt sätt
- Alla mottagare ska få ett meddelande: alla mottagare som registreras i meddelandedefinitionen måste få ett meddelande
- Alla familjer ska få ett meddelande: det räcker om en mottagare boende på samma adress får ett meddelande
- Möjlig att välja i komponent – Välj Söka person.
Sedan ska du definiera vilka som ska kunna vara mottagare för meddelandet. Det gör du i komponenten Koppling kod under Grunduppgifter i menyn:
- Kodtyp – Välj händelse för meddelande
- Kod – Välj det meddelande du definierade ovan
- Tillhör kodtyp – Välj mottagare för meddelande
- Tillhör kod – Välj den typ av mottagare som är aktuellt för det nya meddelandet.
Upprepa ovanstående för varje olika typ av mottagare.
Till sist ska meddelandedefinitionen skapas. Det gör du i komponenten Meddelandedefinition under Grunduppgifter i menyn.
- Meddelandetyp – välj ditt nya meddelande
- Kommunikationstyp – välj önskat
- Mottagarkategori – välj önskat
- Registrerad mottagare – används ej för meddelanden kopplade till Söka personer
- Ämne – kan anges om kommunikationstyp är E-post
- Meddelande – skriv önskat meddelande som ni vill ska skickas
- Avsändare – kan används om ni vill förtydliga avsändaren, t.ex. kommunens namn om kommunikationstyp är E-post
- Enhet – används ej för meddelanden kopplade till Söka personer
- Bifoga fil – möjligt om kommunikationstyp är E-post
Upprepa ovanstående för varje kombination av kommunikationstyp och mottagarkategori.
Det meddelande som du definierat är nu möjligt att välja i komponenten Söka personer.
* Eller den åldersgräns som kunden beställt via Tietos support, dock högst 18 år.