Du kan utföra ett manuellt personnummerbyte på en person i systemet. Personen är då inte aviserad via befolkningsregistret. Det kan till exempel vara om du vill ge en person ett nytt TF-nummer.
Gå via menyval Person > Personnummerbyte.
Du kan också byta personnummer via barn- elev-, personal- och vuxenöversikterna. Då finns knappen Utför personnummerbyte när du klickar på personens namn uppe till vänster i bilden och därefter på Ändra.
- Klicka på knappen Manuellt byte.
- Skriv in det personnummer du vill byta från och klicka på Hämta personuppgifter. Personens uppgifter visas så att du kan kontrollera att du har valt rätt person.
- Ange det nya personnumret och klicka på Hämta personuppgifter.
- Kontrollera att det personnummer du byter till tillhör rätt person och Välj Utför personnummerbyte för att utföra personnummerbytet.
- En bekräftelse visas på att personen fått nytt personnummer i systemet. Klicka på OK för att komma tillbaka till ursprungsbilden. Den person du bytt personnummer på visas nu med status ”OK” och informationen ”Manuell”.
Om personnummerbytet misslyckades kan du gå tillbaka till det läge där du kan ange ett urval i bilden Personnummerbyte och ange antingen det gamla eller det nya personnumret och klicka på ”Sök”. Du får då fram en loggrad för personnummerbytet där du kan få en ledtråd om vad som orsakar att personnummerbytet misslyckades, t ex att det finns klassplaceringar eller dylikt registrerade på båda personnumren under samma period. I sådana fall måste du ta bort uppgiften på ett av personnumren. Läs i sådana fall fram uppgifterna på båda personnumren och bedöm vilken av uppgifterna du ska ta bort. Är dessa exakt lika spelar det ingen roll om du tar bort uppgiften för TF-numret eller för det korrekta. Efter bytet kommer alla uppgifter att hamna på det nya personnumret.
Antal gånger
Antal gånger ett personnummerbyte kan göras styrs av två inställningar under Inställningar Personregister. Avmarkera Använda TF-nummer kan aldrig återanvändas för att tillåta återanvändning samt sätt Antal månaders karens på använt TF-nummer till 0 om det inte ska finnas karens.
Om TF-nummer kan återanvändas och antal månader är 0 så finns det ingen begränsning i hur ofta personnummer kan bytas på en person. T.ex. från ordinarie personnummer till TF och tillbaka igen.
Ihopslagning av personer
Som nämns ovan så försöker systemet slå ihop data om det finns uppgifter på båda personerna. För vissa uppgifter så går det inte att byta och slå ihop uppgifter, t.ex. om personen har samtidiga klassplaceringar i grund- eller gymnasieskola samt samtidiga familjeuppgifter.