Under menyvalet Person > Person finns möjlighet att manuellt hantera markeringarna Sekretessmarkering, Skyddad folkbokföring, Avliden samt Tillåter uppdatering från folkbokföringen.
Din roll styr huruvida du har tillgång till menyvalet och vilken markering du tillåts hantera.
Hantering
- Ange personens personnummer, guid eller unika id.
- Välj personen det gäller.
- Personens uppgifter visas.
Skapa person
För att skapa upp en ny person som inte finns i personregistret eller inte kan hämtas från befolkningsregistret.
- Skriv in personnumret i personnummer fältet och tryck Enter. Ett meddelande visas nu ovanför personnummerfältet “Kunde inte hitta personen. Skapa ny person via länken nedan”. OBS! Om du ska skapa en person med s k TF-nummer, måste TF skrivas med versaler (alltså inte tf)!
- Länken Skapa person visas nu under personnummerfältet.
- Klicka på länken. Där anger du personens personuppgifter.
Uppdatering från folkbokföringen
- Markeringen Tillåter uppdatering från folkbokföringen visas med Ja eller Nej. Om personen inte finns i folkbokföringen visas denna markering inte alls.
- Markeringen ska vara Ja för att aviseringar ska uppdatera personuppgifterna.
- Om markeringen sätts till Nej måste all uppdatering av personuppgifterna ske manuellt.
- När du väljer att markera som Ja igen hämtas nya uppgifter från befolkningsregistret, dock ej adress om personen är Sekretessmarkerad eller har Skyddad folkbokföring.
- Tänk på att manuell Sekretessmarkering/Skyddad folkbokföring kan skrivas över via uppdatering från folkbokföringen om personen inte har samma markering i befolkningsregistret.
Sekretessmarkering och Skyddad folkbokföring
- Det är samma behörighet för professionella användare att se personer med Sekretess eller Skyddad folkbokföring. Behörigheten sätts på rollen och heter ”Hantera personer med skyddad personuppgift”.
- Endast markeringen för Sekretessmarkerad kan sättas på samtliga personer. Det går inte att manuellt registrera Skyddad folkbokföring.
- När en person markeras med Sekretessmarkerad eller Skyddad folkbokföring visas inte adressen.
- Sekretessmarkering eller Skyddad folkbokföring för en person som har samma markering i befolkningsregistret kan inte tas bort här.
- När du väljer att ta bort markering för Sekretessmarkerad eller Skyddad folkbokföring och uppdatering från folkbokföringen tillåts, hämtas nya uppgifter från befolkningsregistret.
- Tänk på att manuellt markerad Sekretessmarkerad/Skyddad folkbokföring kan skrivas över via aviseringen om personen inte har samma markering i befolkningsregistret så länge uppdatering från folkbokföringen tillåts.
Hantering avliden
- Markeringen kan sättas på samtliga personer.
- Om du får vetskap om att en person avlidit bör du direkt markera denna person som avliden för att minimera risken att personen hanteras felaktigt i systemet. När uppgiften sedan kommer via aviseringen uppdateras den igen med samma värde.
- Markeringen för avliden för en person som även är markerad som avliden i befolkningsregistret kan inte tas bort.
- När en person är avliden visas en röd varningstriangel i anslutning till personnumret, för att det ska vara tydligt att du hanterar uppgifter på en avliden person.
Manuell hämtning från befolkningsregistret
- Om personen finns i befolkningsregistret och Tillåter uppdatering från folkbokföringen är satt till Ja finns möjlighet att manuellt hämta nya (dagsaktuella) uppgifter via knappen Hämta från befolkningsregister.
- Om personen inte är folkbokförd i kommunen hämtas endast nya uppgifter enligt ett beslutat tidsintervall för uppdatering.
- Om personen är manuellt markerad som Sekretessmarkerad/Skyddad folkbokföring och uppdatering tillåts från folkbokföringen uppdateras inte adressen när du hämtar nya uppgifter manuellt. Detta gäller alltså bara manuell hämtning via knappen – via aviseringen uppdateras personen med uppgifter från befolkningsregistret.
Ändra grunduppgifter
För att ändra grunduppgifter om personen klickar du på Ändra, gör erforderliga och möjliga (se nedan) ändringar och klickar på Spara.
- Personuppgifter som är kopplade mot befolkningsregistret kan inte ändras om personen är folkbokförd i kommunen.
- För personer som är kopplade mot befolkningsregistret kan adressuppgifter ändras om personen är folkbokförd i annan kommun, eftersom uppgifterna aviseras med ett visst intervall och därför inte är helt uppdaterade. Vid avisering uppdateras dock dessa uppgifter.
- Samtliga uppgifter på personer som inte finns i befolkningsregistret kan alltid ändras.
Adress kan inte anges på personer med markering Sekretessmarkerad eller Skyddad folkbokföring.