I menyvalet Import av antagna kan du importera en fil med antagna elever från externt antagningssystem.
Viktigt! Filen ska vara i formatet CSV-fil med encoding iso-8859-1 för att kunna importeras.
Värden i CSV filen:
- Kolumn A:
- Enhet – Obligatorisk
- Kolumn B:
- Skolform – Obligatorisk
- Kolumn C:
- Period – Obligatorisk
- Kolumn D:
- Personnummer – Obligatorisk
- Kolumn E:
- Kurskod – Obligatorisk
- Kolumn F:
- Ämne – Om det kommer en Kurskod i filen som inte finns i Edlevo, dvs. en kurskod som inte finns enligt skolverkets nationella koder skapas ämne upp med regeln att det är 3 första tecken i kurskoden med ett tillägg _AI.
- Kolumn G:
- Gruppnamn – Får vara MAX 30 tecken
- Kolumn H:
- Paket – Får vara MAX 30 tecken
- Kolumn I:
- From datum – Om det saknas i filen hämtas datum från Grupp om grupp finns både i filen och Edlevo, annars från period
- Kolumn J:
- Tom datum – Om det saknas i filen hämtas datum från Grupp om grupp finns både i filen och Edlevo, annars från period
- Kolumn K:
- Del – Sätts till 11 på kursdeltagare om det saknas, godkända värden 11, 12, 13, 22, 23 osv.
- Kolumn L:
- Status – Sätts till Antagen på kursdeltagare om det saknas
- Kolumn M:
- Poäng – Om poäng saknas i filen hämtas poäng från gruppen om grupp och poäng finns, annars tar den kursens poäng. Den är inte obligatorisk men rekommenderas att fyllas i speciellt för KV för att det ska blir rätt till CSN på eleven.
- Kolumn N:
- Timmar – Om det saknas hämtas det från kurs om det finns timmar angivna i kursregistret
- Kolumn O:
- E-post – Importeras om det finns i filen
- Kolumn P:
- Mobil – Importeras om det finns i filen
Importens gång:
- Person skapas/uppdateras
- Personen som elev skapas/uppdateras
- Ämne skapas om det inte redan finns
- Kurs skapas om det inte redan finns
- Grupp skapas om det inte redan finns
- Studietid för eleven skapas om det inte redan finns
- Status skapas om det inte redan finns
- Elev som kursdeltagare skapas om den inte redan finns
Importen jobbar igenom dessa steg, om något steg går fel, stannas processen vid det steget och går vidare med nästa rad/person i importfilen.
Import av antagna:
Mappning:
Om du i filen får andra värden för skolformerna KV, SV, SF eller YH än just dessa förkortningar måste dessa mappas till rätt skolform.
Det innebär att om du t ex. i filen har XY för skolform KV ska du efter texten Vuxenutbildning skriva in XY för att det ska mappas till KV i systemet. Har du flera olika koder för samma skolform kan du skriva in flera med kommatecken mellan t ex. XY, VW.
Fil – Välj fil
Använd gruppnamnsregeln – Bocka alltid i den här rutan om du INTE har någon grupp i filen, grupp skapas då upp utifrån paketnamnet.
Antal tecken från kurspaketnamnet – Om du saknar grupp i filen och bockar i ovanstående, bestämmer du här hur många tecken från kurspaket namnet som ska användas i gruppnamnet, t ex. 12. Notera att gruppnamnet får max vara 30 tecken totalt.
Ladda upp – Klicka på Ladda upp
När filen är klar visas antal rader i loggfilen samt kolumner med de olika värdena från filen.
Eventuella fel på raderna i filen ser du i kolumnen längst till höger som heter Felmeddelande. T ex. om personnumret är felaktigt visas texten: Fel i hantering av rad: Ogiltigt personnummer.
Logfilen av gjorda importer av antagna
Här ser du tidigare gjorda importer och om du klickar på Visa ser du resultaten av dessa. Du kan även välja att Spara loggposterna, genom att klicka på spara visas loggraderna flik och du kan spara undan det på valfritt ställe. Notera att loggarna endast sparas i 7 dagar innan dom försvinner, så har du behov av att titta på loggposterna bör du spara undan dom.
Bra att veta!
Om du på en elev i filen har en grupp, men from och tom datum är utanför den befintliga gruppens datum kommer eleven få Gruppens from och tom datum och inte de datum du angivit i filen.