Användarhandledning – Anmälan om specialkost och allergier

Innehållsförteckning

1. Beskriving av funktionen
2. Specialkost och allergier för administratörer
2.1. Kodtyper och koder
2.2. Konfigurationsinställningar
2.3 Granskning av inkommande ärenden
2.3.1. Behörighet att se ärenden med bifogade dokument
3. Specialkost och allergier för vårdnadshavare
3.1 Nuvarande och kommande specialkost/allergier
3.2 Information från kommunen
3.3 Registrera ny anmälan för specialkost/allergier
3.4 Specialkost/allergier och två vårdnadshavare
4. Specialkost/Allergier
5. Måltidsrapport
6. Hantering av dokument
7. Frågor och svar

1. Beskrivning av funktionen

Anmälan om specialkost och allergi är en tjänst som gör det möjligt för vårdnadshavare att anmäla om barnet är i behov av specialkost eller har några allergier. Det kan vara både för medicinska skäl eller icke medicinska skäl.

Inkomna anmälningar hanteras av administratör i barn- och elevregistret.

Fördelar med att använda Anmälan om specialkost och allergi är:

Inga fler samtal eller formulär om specialkost eller allergier.
Administratören kan lägga till egna specialkost eller allergier som sedan vårdnadshavaren kan välja.
Administratören kan enkelt följa ärendet i Granska ärenden:
- Godkänna
- Avvisa
- Sätta till ofullständig
- Kan ge/skicka information till vårdnadshavaren om ärendet
- Kan lägga till en räknare för att få kontroll över ärendena
Kan konfigurera e-tjänsten.
E-tjänsten kan användas både i Edlevo App och som en fristående e-tjänst.

Denna användarhandledning beskriver de administrativa delarna som måste konfigureras innan Anmälan om specialkost och allergi aktiveras samt hur tjänsten fungerar för vårdnadshavare.

Beroende på er kommuns tillval så kan Anmälan om specialkost och allergier användas för skolformerna förskola, grundskola, gymnasieskola och anpassad gymnasieskola. Övergripande funkar funktionaliteten lika för dom olika skolformerna, finns skillnader så beskrivs dessa i användarhandledningen.

2. Specialkost och allergier för administratörer

Innan tjänsten Anmälan om specialkost och allergi kan aktiveras är det en del förberedelser som behöver göras i barn- och elevregistret.

2.1. Kodtyper och koder

Det finns två grundladdade kodtyper, Specialkost av icke medicinska skäl och Specialkost av medicinska skäl.

Specialkost av icke medicinska skäl är grundladdad med dessa koder:

Behovsanpassad måltid, Blodfri kost, Fläskfri kost, Vegansk kost, Vegetarisk kost, Vegetarisk och fisk, Vegetarisk, fisk och kyckling

Specialkost av medicinska skäl är grundladdad med dessa koder:

Citrusfrukter, Diabetes, Fisk, Gluten, Laktos, Mandel, Mjölkprotein, Morot, Nötter, Skaldjur, Soja, ärtor eller baljväxter, Sojaprotein, Spannmålsallergi, Tomat, Ägg, Äpple

Gå till Grunduppgifter –> Kod, och det är under generella kod ni hanterar dessa två kodtyper.

Som standard är koderna ej aktiva, ni måste aktivera dom koderna som ni vill ska vara synliga och valbara för vårdnadshavaren.

Det är även möjligt att lägga till egna koder som ni vill ska vara synliga och valbara för vårdnadshavaren.

Ni kan även använda funktionen för att översätta koderna till språken Svenska och Engelska.

2.2. Konfigurationsinställningar

Konfigurationsmodulen når du via Konfiguration –> konfiguration

Välj modulen Specialkost/Allergier.

Medborgare, konfiguration:

Aktivera ’Specialkost/Allergier’ = Aktivera för att tillåta vårdnadshavare att registrera specialkost och allergier för sina barn.
Aktivera e-postavisering = Om inställningen är aktiverad skickar systemet per automatik ut ett standardmeddelande via e-post till vårdnadshavare.
Aktivera fritextfält i registreringen = Aktivera för att tillåta vårdnadshavaren att ange valfri informationstext i registreringen.
Information om fritextsfält = Förklara kortfattat vad ’Fritextfältet’ kan användas till. Detta kommer att visas bredvid fritextfältet. Max antal tecken är 250.
Information om bilaga = Förklara kortfattat vilka dokument som förväntas att bifogas. Detta kommer att visas för vårdnadshavaren som hjälptext bredvid fältet för bilagan. Max antal tecken är 250.
Information från kommunen till vårdnadshavare (Engelska) = Denna text visas innan vårdnadshavaren går vidare för att registrera specialkost eller allergi. Vårdnadshavaren behöver verifiera att de har läst och förstått informationen innan de kan gå vidare. Max antal tecken är 3000. Lämna textfältet tomt för att avaktivera informationstexten.
Information från kommunen till vårdnadshavare (Svenska) = Denna text visas innan vårdnadshavaren går vidare för att registrera specialkost eller allergi. Vårdnadshavaren behöver verifiera att de har läst och förstått informationen innan de kan gå vidare. Max antal tecken är 3000. Lämna textfältet tomt för att avaktivera informationstexten.
Aktivera för verksamhet = I denna inställning anger du vilka verksamheter inom din kommun som ska ha tillgång till e-tjänsten. Om du t.ex. bara aktiverar för förskolan så är det bara barn som är placerade i förskola som kan använda e-tjänsten.
Aktivera enskild regi för verksamhet = I denna inställning anger du om privata enheter ska ha tillgång till e-tjänsten. Motsvarande verksamhet måste vara aktiverad i inställningen ’Aktivera för verksamhet’ för att denna inställning ska kunna användas.

Personal, konfiguration:

Visa fritext från vårdnadshavare = Om denna inställning är aktiverad så kan de professionella användarna se fritext från vårdnadshavare i komponenten specialkost/allergier.

2.3. Granskning av inkommande ärenden

När vårdnadshavaren skickar in Anmälan om specialkost och allergi visas den i komponenten Granska ärenden där en administratör kan kontrollera uppgifterna och välja om ärendet ska godkännas eller inte.

Komponenten hittar du under Loggar –> Granska ärenden.

Läs mer om Granska ärenden här, Granska ärenden (eduhelp.se)

2.3.1 Behörighet att se ärenden med bifogade dokument

Beroende på era tillval. Användare som har rollen Fsk/Gr Systemadministratör, Fsk Systemadministratör eller Gy/Gs Systemadministratör kan se ärenden gällande Specialkost/Allergier i Granska ärenden, men bara ärenden som inte innehåller några bifogade dokument.

För att ha behörighet att se ärenden som innehåller bifogade dokument måste ni.

Skapa en ny menygrupp med de komponenter användaren ska ha, till exempel:
1. Granska ärenden
2. Special kost/allergier
Skapa en ny roll där du lägger till denna grupp (Kopiera/utgå från rollen Måltidsadministratör, visa bilagor och se specialkost ligger på denna roll)
1. På ”Granska ärenden” väljer du behörigheten ”Granska Specialkost/Allergier”.
2. På ” Specialkost/allergier” väljer du behörigheten ”Visa bilagor”
Lägg den nya rollen på en person.

Samma sak gäller möjligheten att lägga till ett barn eller ta bort en rad i komponenten, på ” Special kost/allergier” väljer du då behörigheten ”Ändra”

3. Specialkost och allergier för vårdnadshavare

Nedan beskrivs tjänsten Specialkost och allergier för vårdnadshavare.

3.1 Nuvarande och kommande specialkost/allergier

Här visas barnets eventuella nuvarande och kommande specialkost/allergi.

Är det första gången som en vårdnadshavare anmäler specialkost/allergier så väljer man barn och sen går du vidare till anmälan. Finns det en kommande eller pågående så ser du den datan här.

Den information vårdnadshavaren ser är: den anmälda specialkosten/allergin, när anmälan börjar gälla, vem anmälan gäller för, eventuellt bifogat dokument och eventuell registrerad fritext.

Vårdnadshavaren kan följa i vilken status som den registrerad anmälan är.

Inväntar handläggning från kommunen = Denna status visas när anmälan är registrerad och ligger för granskning.
Ofullständig = Denna status visas när anmälan måste kompletteras.
Ofullständig (uppdaterad) = Denna status visas när anmälan har kompletteras.
Godkänd = Denna status visas när den registrerade anmälan är godkänd

Vårdnadshavarna kan se och läsa den information som administratören har angett och valt att publicera. Det går även ut ett meddelande till vårdnadshavarna när status för anmälan är satt till ofullständig.

Läs mer om Granska ärenden under kapitel 2.2

En anmälan om specialkost går alltid att ta bort eller ändra. Anmälan ses som ett ”levande dokument”, vill du till exempel ändra en anmälan, lägga till en specialkost, så visas dom befintliga specialkosterna eller allergierna barnet har, du lägger bara till en ny och skickar in anmälan. Den nya anmälan behöver godkännas av kommunen. Vill du börja om från början med en tom anmälan så tar du först bort den befintliga och skickar in en ny.

Nuvarande anmälan:

Här ser du din pågående anmälan

Föreslagna ändringar:

Här ser du den ändrade anmälan, den anmälan är ännu inte godkänd av kommunen.

3.2 Information från kommunen

Här kan ni ange viktig information från kommunen gällande Anmälan om specialkost och allergi. Vårdnadshavaren måste ange att hen tagit del av informationen innan det är möjligt att gå vidare för att registrera en ny anmälan.

Om inte kommunen har angett någon information visas inte detta steg för vårdnadshavaren.

Läs mer om detta under kapitel 2.2 i denna användarhandledning.

3.3 Registrera ny anmälan för specialkost/allergier

I detta steg kan inloggad vårdnadshavare fylla i relevanta uppgifter för anmälan om specialkost och allergi.

Vårdnadshavaren har möjlighet att ange Specialkost av icke medicinska skäl, Specialkost av medicinska skäl, bifoga dokument och ange eventuell fritext.

För bifogade dokument stödjer systemet dessa filformat: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls, xlsx. Storleken på varje bifogad fil får max vara 25 MB.

Kommunens konfiguration bestämmer om vissa av dessa fält ska visas eller inte. Vissa fält är obligatoriska och vissa fält kan ni sätta som obligatoriska. Se kapitel 2.2 i denna användarhandledning.

3.4 Specialkost/allergier och två vårdnadshavare

Om barnet har två vårdnadshavare så behandlar systemet dessa på detta sätt.

Vårdnadshavare 1 skickar in en anmälan.

Båda vårdnadshavarna kan se och läsa bifogade dokument.
Båda vårdnadshavarna kan se och läsa eventuell angiven fritext.
Beroende på vilken status ärendet ligger i så kan den andra vårdnadshavaren ta bort eller editera ärendet.
- Inväntar handläggning från kommunen = Andra vårdnadshavaren kan bara se ärendet, inte ta bort eller editera.
- Godkänd = Andra vårdnadshavaren kan editera ärendet.
- Avvisad = Båda vårdnadshavarna kan ta bort eller editera ärendet.
- Ofullständig = Andra vårdnadshavaren kan bara se ärendet, inte ta bort eller editera.
- Ändrad = Andra vårdnadshavaren kan bara se ärendet, inte ta bort eller editera.

4. Specialkost/Allergier

I komponenten Specialkost/Allergier kan personal med rätt roll och behörighet se barn och elever som har behov av specialkost.

Se kapitel 2.3.1 ”Behörighet att se ärenden med bifogade dokument” för mer information om hur du skapar en roll som kan se denna komponent.

Ni hittar komponenten i menyn under menygruppen Måltidsadministration.

Rader som visas är de ärenden som blivit godkända i Granska ärenden eller manuellt tillagda rader.

Lägg till:

Om du manuellt vill lägga till specialkost/allergier för ett barn så finns den möjligheten, välj barn och minst ett val för icke-medicinska skäl och/eller för medicinska skäl.

Det går inte att registrera för ett barn manuellt om det redan finns ett registrerat ärende inskickat av vårdnadshavare.
En manuell skapad rad blir direkt godkänd och visas inte som ett ärende i komponenten Granska ärenden.
En vårdnadshavare ser det manuellt registrerade ärendet i Edlevo App. Vårdnadshavaren kan ta bort ärendet, ärendet tas då även bort från komponenten Specialkost/allergier, samma sak om en administratör tar bort ärendet, då tas ärendet bort från vårdnadshavarens vy.
Om en vårdnadshavare registrerar ett nytt ärende och ärendet blir godkänt tas det manuellt registrerade ärendet bort från systemet.

Ta bort:

Markera en eller flera rader för att ta bort raden.

Anteckningar:

Här kan ni lägga till interna anteckningar för barnet.

Du kan lägga till en ny anteckning, ändra en befintlig anteckning eller ta bort en anteckning. Du kan lägga till valfrit antal anteckningar och du ser när och vem som lagt till eller ändrat anteckningen. Du kan även markera att en anteckning är extra viktigt så att personalen ser det på ett enkelt sätt.

Att det finns en anteckning visas i tabellen för barnet och om anteckningen är extra viktig så visas även en ikon vid anteckningen. Ni kan expandera raden för att läsa anteckningen eller markera barnet och använda funktionsknappen för att läsa eller ändra anteckningarna.

Om ni använder vyn Måltidsrapport, under ”Barn med specialkost” så visas även där om det finns en anteckning för barnet, och om det är en viktig anteckning. Måltidsrapporten visar bara förskole och fritidshems placerade barn.

Exportera:

För att exportera till Excel markerar du en eller flera rader i tabellen.

Mer information om Specialkost/Allergier komponenten hittar ni här, Specialkost och allergier

5. Måltidsrapport

I komponenten Måltidsrapport kan personal med rätt behörighet se om det är några barn som behöver specialkost vid någon av måltiderna. Måltidsrapporten är bara tillgänglig för förskolan.

Ni hittar komponenten i menyn under menygruppen Måltidsadministration.

Mer information om komponenten måltidsrapport hittar ni här, Användarhandledning – Måltidshantering

6. Hantering av dokument

Ett bifogat dokument sparas i systemet tills,

- En vårdnadshavare tar bort ärendet eller den bifogade filen.
- Om ärendet tas bort från Granska ärenden tas även det bifogade dokumentet bort.
- Om vårdnadshavaren skickar in en ny anmälan tas den befintliga bort när den nya anmälan godkänns.

7. Frågor och svar

Kan myndig elev använda tjänsten = Nej, för tillfället så är det inte möjligt för en myndigelev att använda tjänsten. Men en administratör kan manuellt lägga till specialkost och allergier till en myndigelev.
Vad händer om barnet/eleven byter placering = Den registrerade specialkosten/allergier är registrerade på barnet så specialkosten följer med till en ny placering.