Via skatteverket får systemet information om person har skyddad personuppgift. Det finns tre typer.
- Skyddad folkbokföring – har ersatt kvarskrivning
- Sekretessmarkering
- Fingerade personuppgifter – innebär att du får nytt namn och personnummer.
För personer med fingerade personuppgifter så skickas ingen information från Skatteverket. För personer som har skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering så skickas denna information via avisering och personförfrågan Skatteverket. D.v.s. via läsningar och uppdateringar mot folkbokföringen vet systemet om en person som behandlas är belagd med sekretessmarkering eller skyddad folkbokföring. Dessa personer har ingen folkbokföringsadress i systemet. Däremot lagras kommuntillhörigheten för personer med sekretessmarkering. Nedan följer en beskrivning av hur sekretessmarkerade personer eller personer med skyddad folkbokföring hanteras i systemet för professionella användare. Hanteringen följer Skatteverkets riktlinjer.
Tjänster för vårdnadshavare
Professionella användare / Personal
Obs! Läs vår varning och rekommendation nedan gällande tilldelning av riktiga personnummer för avidentifiering
Personal som har skyddad personuppgift
Personal som har skyddad personuppgift kan arbeta som vanligt i Edlevo. Annan personal ser inte personen om den inte har behörighet till skyddade personuppgifter. Har personal behörighet så visas personen enligt nedan. Viss hantering av tjänster mot vårdnadshavare bör stämmas av med personal med skyddad personuppgift. Se nedan.
Behörighet att se personer med sekretess / skyddad folkbokföring
För varje roll som tilldelas personal anges om rollen ska ha behörighet att se andra personer (elev, personal, vårdnadshavare eller kontaktperson) med sekretess eller skyddad folkbokföring.
Obs! Det är samma behörighet för att hantera både sekretess och skyddad folkbokföring.
Har rollen inte den behörigheten så visas inte en person med skyddad personuppgift någonstans i systemet. När man lägger till ny behörighet på en person under menyvalet Personal, behörighetsroll kan man se vilka roller som har behörigheten. För roll inom gymnasiet eller Vux som har behörighet finns dessutom möjlighet att styra huruvida den har behörighet att se elever med skyddad personuppgift från annan enhet ( i Studieinfo) eller hantera elever med skyddad personuppgift som slutade för mer än 60 dagar sedan på egna enheten.
Standardroller för Lärare eller Mentorer har idag inte behörighet till sekretesskyddade personer med vissa undantag. Se mer information nedan. Dock kan ni som kund skapa en egen lärar- eller mentorsroll med behörighet till skyddad personuppgift och manuellt tilldela de lärare/mentorer som ska ha behörigheten. Observera att de då får två roller och kan behöva byta.
Obs! I Elevregistret Gy/Vux – på en enhet kan man registrera sekretessmarkerad person som rektor, men det kommer inte att visas med någon ikon för sekretessmarkering. Detta då det måste gå att lägga upp rätt rektor för att betygsdokument etc. ska bli korrekta. Personal med behörighet att se enhetsöversikter kan se vem som är rektor, även om de inte har behörighet att se sekretessmarkerade personer. Kontrollera med rektor att detta är ok innan registrering görs. Läs mer här.
Varning & loggning
Om behörig användare gör en sökning efter person som har skyddad personuppgift på någon nivå visas en varning om detta men användaren har möjlighet att fortsätta för att komma till elevens/personalens översikt, med bland annat personuppgifter. Väljer man i detta fall att fortsätta så att man kan ta del av personuppgifterna för den skyddade personen, så skapas en loggpost i elevregistret i användarloggen (Loggar > Loggning användare). För vissa molntjänster loggas det i aktivitetesloggen.
Tydlig visning om en person har sekretesskydd eller skyddad folkbokföring med olika ikoner
Om en elev, personal eller annan person har sekretessmarkering så visas detta längst upp på översikten på personen med en rosa sköldikon med en etta. En indikering är också synlig för sekretessmarkerad person i sökresultat eller annan listning av personer i systemet.
Om en elev, personal eller annan person har skyddad folkbokföring så visas detta också längst upp på översikten på personen med en gul sköldikon med en tvåa. En indikering är också synlig för person med skyddad folkbokföring i sökresultat eller annan listning av personer i systemet.
Avaktivera automatisk läsning mot kommunens invånarregister (folkbokföringen) för en person
Om en person önskar ett alias i systemet (men med rätt personnummer) så kan behörig personal avaktivera automatisk uppdatering mot folkbokföringen. Personen kan då ges annat namn och annan adress. Sätt markeringen Tillåter uppdatering från folkbokföringen till Nej för att hantera en person manuellt. Notera att om markeringen för Tillåter uppdatering från folkbokföringen har varit Nej, och du markerar den som Ja, hämtas direkt nya uppgifter från folkbokföringen.
API & överföring till andra system
En person som har skyddad personuppgift kommer att automatiskt skickas vidare via våra API’er till andra system som lärplattformar och behörighetskataloger. Flagga om att personen har skydd samt nivå skickas också. Mottagande system eller integrationsplattformar avgör hur de ska hantera informationen.
I de fall det finns manuella exporter för specifika syften och mottagare så förekommer annan hantering beroende på om motparten kan hantera person med skyddad personuppgift eller inte. Exempelvis manuell export för schemaprogram där skyddade personer inte är inkluderade.
Utskrifter
Vid utskrifter av t ex klass- eller grupplistor kommer personer med skyddad personuppgifter inte med, såvida inte behörig administratör vid utskriftstillfället aktivt ändrat denna inställning specifikt för just denna utskrift. Förvalt är inställningen att personer med skyddad personuppgift inte ska inkluderas i rapporter.
Exporter från moduler
Vid export (till Excel) av t ex klass- eller grupplistor, via knappen Exportera, visas en dialog som upplyser om att urvalet inkluderar personer med skyddad personuppgift. För att gå vidare väljer man antingen att exporten INTE ska ta med dessa personer, eller att exporten inkluderar ALLA från urvalet.
Sekretessmarkera person manuellt
För manuell sekretessmarkering av person, se Manuell sekretessmarkering (öppnas i ny flik).
Skyddad folkbokföring går inte att ange manuellt utan kommer enbart från Skatteverket/Navet.
Varning och rekommendation angående tilldelning av riktiga personnummer för avidentifiering av personer i behov av skydd
Bakgrund: En del kommuner tilldelar sekretessmarkerade personer riktiga 10-siffriga personnummer som inte är upptagna hos Skatteverket för att de inte ska utmärkas i system som sekretessmarkerade eller som skyddad folkbokföring. Vi avråder starkt från denna hantering att använda och tilldela ej upptagna personnummer från Skatteverket. Dels kan personnumret tilldelas en person som får svenskt personnummer och det kan också få allvarliga följdfel i andra integrerande system, där en person riskerar att inte flaggas med någon skyddsnivå.
Direktintegration mot våra databaser innebär alltid en risk då databasen kan förändras utan förvarning. Vår rekommendation för säker integration av personer med skyddad personuppgift är att alltid använda våra API: er.
Kompletteringar och undantag gällande specifika funktioner för professionella användare
Planering förskola och fritidshem
Barn/elever eller vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen med skyddad personuppgift visas inte och kan inte hanteras i Planering förskola.
Närvaro/Frånvaro (GR/GY)
Konfiguration finns i Inställningar för att aktivera om sekretessmarkerade elever ska visas i frånvaro/närvaro. Inställningen kommer att gälla för samtliga skolformer.
Funktionalitet i Frånvaro/Närvaro hanteras utifrån rollens behörighet till sekretess.
Om inställningen inte aktiveras gäller att vuxna elever med skyddad personuppgift eller vårdnadshavare till elev med skyddad personuppgift kan göra en Frånvaroanmälan men dessa kommer aldrig att visas för någon. Särskild hantering bör därför kommuniceras med dessa elever och vårdnadshavare.
Om personal med skyddad personuppgift gör en anmälan om frånvaro så visas den med namn för vårdnadshavare i appen. Det bör därför säkerställas att det är ok med personalen att det visas.
Barnschema (Fsk)
Om användarens aktuella behörighetsroll har behörighet till personer med skyddad personuppgift, kommer den att kunna se skyddade barn i barnschema. Har rollen inte behörighet visas de inte.
Ledighetsansökan (GR/GY)
Skolledare (med standardrollen Skolledare) ser alltid att ansökan är inskickad av Vårdnadshavare (Förnamn + Efternamn). Detta gäller även om Skolledaren i sin roll inte har behörighet till skyddade personuppgifter. Detta för att ledighetsansökningar alltid måste kunna hanteras. Så verifiera att de personer som har rollen också har behörighet till sekretess/skyddad personuppgift. Personal med skyddad personuppgift som hanterar ansökan visas inte för vårdnadshavare.
Lovplanering (FSK)
Om användaren har minst en behörighetsroll med behörighet till personer med skyddad personuppgift, kommer den att kunna se skyddade barn i Lovplanering.
Nyheter
Om användare/personal som publicerar en nyhet har skyddad personuppgift kommer inte den användarens/personalens avsändarinformation att visas för mottagaren/mottagarna.
Meddelandetjänsten
I kontaktlista visas inte personer med skyddad personuppgift. Konversationer skapade av personer med skyddad personuppgift kommer inte att visas. Meddelande från en person med skyddad personuppgift kommer inte att visas i konversationer. Personer med skyddad personuppgift är ej synliga bland deltagare i en konversation.
Studieplan för mentor (Gy)
Om mentor tilldelas en elev som har skyddad personuppgift kommer mentorn åt den eleven i Studieplansmodulen, även om mentorn inte har rätt till skyddade personer enligt behörighetsrollen. Eleven visas då med en ikon om att den har sekretessmarkering och/eller skyddad folkbokföring.
Skolschema
Om lärare har skyddad personuppgift så visas den med namn i schemat då det annars kan vara utpekande.