Tjänsteplanering GY – Utkast

Utkast

I det skapade utkastet kan du filtrera lärare och grupper för att enkelt se om något fattas eller om några ytterligare justeringar behöver göras. Du kan välja om lärare automatiskt ska placeras ut på grupperna, eller om du själv vill dra ut lärare till grupperna manuellt eller en kombination av båda. Du kan t ex. skapa en ny grupp om det saknas, massändra grupper, ta bort lärare från grupper innan du slutligen väljer att Skapa tjänstefördelning som skapar grupper och undervisningsaktiviteter på lärarna för vidare schemaläggning.

Filtrering, lärare och grupp

Filter lärare:
Du kan filtrera på en specifik Lärare, Ämne/kurs, Undervisningstid (%) samt söka fram Lärare utan grupp, d v s. de lärare som inte är utplacerade i någon grupp samt Rensa filter.

Information lärarkort:
Under Filter lärare visas lärarkorten, där ser du lärarens namn och födelsenummer, du ser även uppgifter om vilket ämne läraren har undervisat i tidigare, planerad tjänstgöringstid som är utlagd i jämförelse med den totala tjänstgöringstiden, samt även i procent. För du muspekaren över lärarkortet visas kurskoder. Du kan klicka på lärarkortet för att ändra den totala tjänstgöringstiden, eller om du vill ta bort läraren från en grupp som den eventuellt är kopplad till.

Filter grupp:
Du kan filtrera på Grupp, du kan söka del av ett gruppnamn, Lärare, Block, Program/Inriktning, Årskurs, Ämne/kurs, Anteckning, Faktor, Poäng på gruppen, Gruppstorlek samt filtrera fram Grupper utan lärare och Grupper utan behörig lärare.
Om du skapat grupper baserat på studievalsutbudet eller inkluderat grupper från grupphantering kan du även filtrera på Källa, och om du har skapat vissa grupper via Skapa tjänstefördelning och kompletterat med nya grupper visas även filter för Status. Där kan du söka fram grupper som är skapade eller inte skapade. Du kan även Rensa filter om du vill börja om från början.

Information gruppkort:
Under Filter grupp visas gruppkorten, du kan välja om du vill se dessa som en lista istället för kort genom att klicka på ikonen längst till höger med tre vågräta linjer, så kallad hamburgermeny.

I gruppkorten ser du gruppens namn skapade enligt Mall för gruppnamn eller från dina egna skapade grupper, kurs/ämnesnivå kod, poäng, årskurs.
Det finns en ikon för att ta Kopiera, Ta bort, samt en ikon för Matcha lärare. När du klickar på Matcha lärare sorteras lärarkorten med de lärare som bäst passar gruppen längst upp och övriga nedanför, klicka på ikonen igen för att återställa lärarkorten.

Du kan klicka på en specifik grupp för att ändra Gruppnamn, Poäng, Undervisningstid (tim), Fr.o.m, T.o.m, Faktor eller om du vill lägga till en Anteckning. Om det ligger lärare på gruppen kan du även Ta bort en lärare eller ändra Undervisningstid (tim) per lärare. Om gruppen är grå innebär det att du använt befintliga grupper eller att gruppen redan är skapad, då kan du endast ändra Anteckning och Faktor.

I listvyn visas kolumnerna, Gruppnamn, Fr.o.m, T.o.m, Kurs, Poäng, Lärare samt ikonerna för Kopiera, Ta bort och Matcha lärare.

Funktioner lärare och grupp:
Placera lärare i grupp
Du kan genom att ta tag i önskad lärare och dra den till önskad grupp lägga till läraren i gruppen, när du släpper läraren på gruppen kan du om du vill ändra Undervisningstid (tim) klicka på Spara när du är nöjd, eller Avbryt om du inte vill slutföra placeringen.
Om du ångrar dig och vill ta bort läraren från gruppen klickar du på gruppen och klickar Ta bort bredvid lärarens namn och sedan Spara.

Slå ihop grupper
Du kan slå ihop 2 st olika grupper till 1 grupp genom att ta tag i önskad grupp och dra det till den andra gruppen du vill slå ihop den med. Du kan endast slå ihop grupper som har samma kurskod/ämnesnivå kod, systemet visar när du börjar flytta gruppkortet vilka andra grupper du kan slå ihop med. När du släpper gruppen på den andra gruppen får du möjlighet att ändra till annat Gruppnamn samt skriva en Anteckning – Klicka på Spara när du är nöjd eller Avbryt om du inte vill slutföra hopslagningen.
Notera! Om du använder dig av befintliga grupper, dvs. grupper som du skapat i elevregistret och slår ihop dessa skapas en helt ny grupp, de befintliga tas inte bort du måste själv ta bort dessa via Elevgrupper, Klass- och Grupphantering.

Beskrivning av funktionsknappar

För att på bästa sätt använda funktionsknapparna som beskrivs nedan bör du använda filter för att minimera urvalet data.

- Blockhantering – Här har du möjlighet att skapa nya block för att kunna markera grupper som ska ingå i ett block, för att senare i schemat undvika schemakrockar.
  Klicka på + Nytt block för att skapa ett nytt block, ange Blocknamn och klicka på Spara om du är nöjd eller välj Avbryt om du inte vill skapa det nya blocket.
  Markera önskade grupper och välj vilket Block de ska tillhöra, klicka på Spara om du är nöjd eller välj Avbryt.
- Skapa grupp – Här kan du skapa en helt ny grupp. Namnge gruppen och sök fram önskad kurs, när du väljer kurs får du kursens poäng från kursregistret, Undervisningstid (tim) föreslås från dina inställningar, ändra Fr.o.m och/eller T.o.m om gruppen inte ska läsas för hela läsåret. Klicka på Spara om du är nöjd eller välj Avbryt om du inte vill skapa ny grupp.
- Massändring av grupper – Här har du möjlighet att markera grupper som du vill ändra värden på, de värden du kan ändra är:
  - Ändra del av namn från – Ändra del av namn till
  - Lägg till i början av namn – Lägg till i slutet av namn
  - Poäng
  - Undervisningstid (tim)
  - Fr.o.m.
  - T.o.m.
  - Faktor
  - Anteckning

Du kan markera grupper och välja Ta bort. Eller så kan du markera grupper och ändra önskade värden och klicka Spara när du är nöjd eller välj Avbryt om du inte vill fullfölja ändringen.
Notera! Du kan endast ta bort och ändra alla värden på grupper som är skapade i Tjänsteplaneringen.

- Automatisk grupplacering av lärare– Systemet placerar ut lärare i grupperna, utifrån ämnen, kurser, och program från underlaget. Den tar även hänsyn till de grupper som du eventuellt har lagt i ett Block samt eventuell Faktor du registrerat på grupperna, vilket innebär att om du vill använda dig av block och/eller faktor måste du ha gjort det klart innan du väljer att automatiskt placera lärare i grupper. Välj vilken eller vilka skolenheter det gäller och klicka Placera lärare eller välj Avbryt om du inte vill placera ut lärare automatiskt. Läs mer längst ner om Automatplacering av lärare!
- Ta bort lärare från grupper – Markera de grupper där du vill ta bort lärare från och klicka på Spara när du är nöjd eller välj Avbryt om du inte vill slutföra borttagen.
- Skapa grupper baserat på studievalsutbudet – De kurser som är valbara i studievalet visas, du kan markera de studievalskurser du vill basera nya grupper på. En grupp per vald kurs kommer att skapas i utkastet. Om din tjänsteplanering är baserad på Jag vill använda befintliga grupper så får du också i det här steget först välja Mall för gruppnamn. Klicka på Skapa grupper när du är klar, eller välj Avbryt om du inte vill slutföra att grupper ska skapas.
- Inkludera grupper från grupphantering – De grupper som är tillgängliga från Grupphanteringen och inte redan inkluderade visas. Markera de grupper du vill inkludera i det aktuella utkastet och klicka på Inkludera grupper när du är klar, eller välj Avbryt om du inte vill slutföra att grupper ska läggas till i utkastet.
- Tjänstgöringsplan – Välj en, flera eller alla lärare för vilka du vill skapa en pdf av tjänstgöringsplanen för eventuell utskrift.
- Visa summering – Visar vilka grupper och läraraktiviteter som eventuellt finns eller som är nya och ska skapas.
- Skapa tjänstefördelning – När du känner dig klar med tjänstefördelningen väljer du den här funktionen.
  Du kommer få en Summering med information om nya grupper och läraraktiviteter och eventuella grupper som är skapade sedan tidigare. Klicka på Skapa tjänstefördelning om du är nöjd eller välj Avbryt om du behöver justera något. Du får då en dialog som informerar om att:
  ”Grupper och läraraktiviteter enligt Summering kommer att låsas för ändringar för samtliga skolenheter. Ändringar för dessa görs sedan i Klass- och grupphantering eller Personalaktiviteter.
  Det kommer fortfarande vara möjligt att komplettera med nya grupper och läraraktiviteter.”
  Det innebär alltså att för de grupper och läraraktiviteter som du skapar kan du inte ändra senare i Tjänsteplaneringen, de blir låsta. Du kan dock komplettera och lägga till nya grupper och läraraktiviteter och göra om Skapa tjänsteplanering för de nya uppgifterna.
- Exportera – Grupper enligt ditt urval exporteras till en csv fil.

Automatplacering av lärare:

Kurser som saknar timmar i underlaget kommer att när du Skapar utkast för tjänsteplanering generera grupper med 0 timmar och då kommer lärare inte kunna placeras på dessa grupper.
Lärare måste ha tid (%) på den skolenhet som gruppen hör till, för att kunna blir placerad i gruppen. Kontrollera detta i Underlag.
Läraren måste ha antingen samma ämne eller kurs som gruppen, för att kunna bli placerad i en grupp. För modersmål, MOD, räcker inte rätt ämne, där krävs alltid rätt kurs.
Har man gjort block, kan en lärare bara bli placerad i en grupp inom samma block

Lärarna placeras sedan i grupper baserad på hur läraren matchar gruppen i följande prio ordning:

Ämne
Kurs
Program

Lärare med bäst matchning enligt ovan, placeras i gruppen.
Har flera lärare samma matchning, väljs den med mest oplanerad tid på ämnet.
Har flera lärare lika mycket tid kvar för ämnet, väljs den med mest oplanerad tid totalt.
Finns det fortfarande flera lärare att välja på avgör slumpen, vilket innebär att om du gör om automatplaceringen, kan du få ett något annorlunda resultat.

I dagsläget görs ingen kontroll mot Lärarbehörighet vid automatplacering!