Normal funktionalitet innebär att en användare endast kommer åt den information som den är behörig till enligt användarens koppling till roll och organisation. Organisation kan vara kommun, område, skolform, regi eller en viss enhet och skolform(er).
Nedanstående produkter/moduler gör undantag för denna behörighet då det finns ett tydligt syfte att se mer information än den organisation användaren är kopplad till. Exempelvis bedömning av ansökan till förskola/skola/kurs där ansökan innehåller val till flera enheter. Vissa produkter/moduler är också byggda för centrala användare, dvs användare som har behov av behörighet till alla personer i kommunen för att kunna utföra sin arbetsuppgift, exempelvis hantera familjer eller söka på personer eller ta del av loggar.
Det är alltid viktigt att ni som kund och systemansvariga tänker igenom vad en behörighetsroll ska ha för tillgång till funktioner utifrån syftet och behovet den rollen har.
Det gäller också nyttjandet av våra standardroller som vi tillhandahåller.
För nedanstående produkter/moduler måste man alltså tänka igenom om rollen verkligen har behov av modulen eftersom rollen då eventuellt kan se mer än den har behov av utifrån era arbetsprocesser och rutiner.
Om ni har användare som behöver dessa komponenter för att utföra sina arbetsuppgifter men inte ska ha behörighet på högsta nivå i sin ordinarie roll har ni möjlighet att skapa en särskild roll med tillgång till enbart någon/några av ovan nämnda komponenter. Observera att den nya rollen behöver behörighet på områdesnivå på högsta nivå i organisationen samt även behörighet till sekretess.
Läs också avsnitt Listning av personer i sök & urval nedan.
Produkter/moduler
| Skolform eller processområde | Produkt/modul | Kommentar/tänkt användning |
| Alla | Person, Personnummerbyte | Syftet är att kunna söka i hela systemets personregister efter en viss person för att ändra eller se information. Inga behörighetsbegränsningar då dessa komponenter hanterar personer, inte viss elev eller personal inom en viss skolform. |
| Alla | Visa personer till kontaktperson | Söker personer, men är sökresultatet är begränsat till de personer som användaren är behörig till. |
| Förskola, Grundskola | Söka Person | Söka och skicka meddelande till vårdnadshavare inom förskola och skola, primärt ej placerade barn/elever inför valperioder. |
| Förskola, grundskola | Hantera familjer: Inkomst för inkomstjämförelse, Dela familj, Lägga till familjemedlem, Ändra fakturamottagare, Annan fakturamottagare, Skapa familj | Användare som har tillgång till modulen behöver tillgång till hela organisationen för att en familj och vissa medlemmar i en familj inte är knutna till en viss organisation därför saknas behörighet till viss del av organisationen. |
| Alla | Personal, utökad behörighet | Menyvalet är anpassat för en användare som är behörighetsansvarig och som ska kunna hantera all personal oavsett skolform för att tilldela behörighet kopplat till en specifik person/användare. Idag sätts endast behörighet att hantera rapporter i denna modul. |
| Förskola, grundskola | Extraktfunktioner (placering, upptagningsområde, debiteringsextrakt) | Användare som har tillgång till modulen måste ha tillgång till hela organisationen inom skolformen för statistik och importer i andra system. |
| Alla | Importerade lärarbehörigheter | Användare som har tillgång till modulen måste ha tillgång till hela organisationen då importfilen kan innehålla lärare som tillhör olika skolformer. |
| Grundskola | Import av elever från fristående skolor | Avsedd för att skapa placeringar på fristående skolor bland annat för att elever inte dyker upp i skolpliktsbevakning. Användare som har tillgång till modulen behöver tillgång till hela organisationen inom skolformen. |
| Alla | Kundinformation | Vissa kontaktuppgifter kopplade till er som kund. Endast för centralt ansvariga användare. |
| Förskola | Ärendelogg, förskola | Visar de ärenden som blir automatisk sparade via funktionen Spara direkt i Inkorgen. Användare som har tillgång till modulen behöver tillgång till hela organisationen då ärenden inte är kopplade till en specifik enhet. |
| Alla | Loggboken | Innehåller logginformation gällande olika importer och bearbetningar. Primärt för centralt ansvariga användare inom skolformen, men med vissa undantag. |
| Alla | Loggning användare | Logg för att kunna kontrollera vilka användare som har sökt, tittat, ändrat uppgifter på personer med någon form av sekretess. Detta menyval är bara användbart om rollen har behörighet till sekretess. För centralt ansvariga användare inom skolformen. |
| Grundskola | Import av ackumulerad frånvaro | Importerar frånvaro för elever från annat frånvarosystem. Användare som har tillgång till modulen behöver tillgång till hela organisationen eftersom en elev kan ha tillhört flera skolor. |
| Grundskola, Gymnasieskola, Vux/SFI/YH | Frånvaroanmälan | Frånvaroanmälan hanterar idag alla elever på en enhet då anmälan kan gälla vilket elev som helst på enheten. |
| Alla | Meddelande som inte skickats, Meddelandelogg | Loggning vid utskick av SMS eller e-post. Användare som har tillgång till modulen får behörighet till hela organisationen för skolformen eftersom vissa meddelanden genereras av systemet och riktas mot vårdnadshavare. |
| Förskola | SCB Skapa fil förskola, SCB Skapa underlag förskola | Användare som har tillgång till modulen behöver tillgång till hela organisationen för skolformen då rapportering till SCB ska ske på huvudmannanivå. |
| Förskola | Handläggare | För centralt ansvariga användare att underhålla handläggarregister i förskolan. |
| Grundskola | Placering skolstart, grundskola, Stöd för skolval | Användare som har tillgång till modulen måste ha tillgång till hela organisationen då modulerna hanterar val / flera skolor på samma gång. |
| Förskola, grundskola | Bekräftelse två vårdnadshavare | Logg för val som kräver svar av båda vårdnadshavarna. Användare som har tillgång till modulen behöver tillgång till hela organisationen inom skolformen eftersom val sker till flera enheter. |
| Grundskola, Gymnasieskola, Vux | Studieinfo, Elev | Här visas elevens tidigare skolgång, ev. betyg och även de lärare eleven haft på skolor utanför användarens behörighet för att underlätta placeringar & studievägledning. Komponenten ska inte användas om inte användaren har ett tydligt behov av att se ytterligare studieinformation om eleven. |
| Förskola, grundskola | Inkorgen | Användare som har tillgång till Inkorgen behöver tillgång till hela organisationen för förskola och grundskola då hanteringen av ärenden som skickas via funktionen sker centralt. |
| Alla | Ekonomihantering, Avgiftshantering | Användare som har tillgång till funktionalitet inom dessa områden behöver tillgång till hela organisationen inom skolformen då hanteringen sker centralt. |
| Alla | Generering av TF-nummer | Vid automatgenerering av TF-nummer och listning av upptagna nummer visas alla i hela kommunen för att kunna avgöra om de är upptagna. |
| Alla | Modul för Underlag för registerutdrag | Exporterar all data kopplat till en person i elevregistret och kan därför inte ha dataurval. |
| Förskola, fritids | Generell uppsägning | Arbetet med Generell uppsägning – Insamling och Utförande måste göras av användare som har rätt att se sekretessmarkerade personer och som har rätt att se hela kommunen i och med att funktionen inte styrs av rollens behörighet. |
| Alla | Personsök | Personsök söker alla i kommunen och måste göras av användare som har rätt att se hela kommunen i och med att funktionen inte styrs av rollens behörighet. |
| Grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning | Provaktiviteter | Användaren ser och gör skolenheter och rektorer tillgängliga för Skolverket att hämta, oavsett vilka skolenheter eleverna i gruppen på användarens enhet tillhör. Detta för att minimera risken att rektorer inte får åtkomst till sina elever i Skolverkets provplattform om de läser ämnet eller kursen på en annan enhet. |
| Grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning | Återkoppling från skolverket – logg | Skolverkets återkoppling för digitala nationella prov/betygsstödjande bedömningsstöd avser hela huvudmannen. För användare som är behörig till alla skolformer som berörs, till hela organisationen och till personer med skyddade personuppgifter. |
* Central behörighet/centralt ansvariga användare = Användare inom skolformen med högsta behörighet, dvs behörighet till alla enheter och organisationer inom skolformen med en eller flera roller, inklusive behörighet till personer med skyddad personuppgift.
Listning av personer i sök & urval
I komponenter för professionella användare har vi ibland rullgardiner (”drop-downs”) där personer listas för att förenkla sökning eller registrering av uppgifter på enskilda individer. I dessa så visas ibland personer, ibland elever eller personal beroende på vad komponenten har för syfte. Vi ser nu över om det går att begränsa vilka personer i kommunens elevregister som visas i dessa, utan att göra inskränkningar på rutiner och processtöd. Utifrån hur ni som kund arbetar och om ni anser att för många personer i kommunen listas så kan ni välja att stänga av automatisk listning av personer. Om automatisk listning av personer stängs av så måste fullt personnummer anges i elevregistret där dessa rullgardiner (”drop-downs”) visas.
Kontakta oss via support om ni vill stänga av automatisk listning av personer. Skapa då ett supportärende med titel – ”Avstängning av funktion för listning av personer”.