Luo/Lähetä lupakysely -toiminnolla voit luoda ja lähettää erilaisia lupakyselyitä huoltajille. Lupakysely -toiminto näkyy huoltajalla heti seuraavana päivänä, kun sijoitus on tehty Efficaan.
Katso video kuinka lupakyselyjä luodaan ja lähetetään huoltajalle.
Luo/Lähetä lupakysely
Voit hakea, luoda ja lähettää lupakyselyjä käyttöoikeuksiesi mukaisesti.
Näytön yläreunassa olevilla hakuehdoilla voit hakea aikaisemmin tehtyjä lupakyselyitä rajaamalla hakutulosta otsikon, toimintamuodon, alueen tai toimipaikan mukaan. Hakuehtojen määrittelyn jälkeen paina Hae -painiketta.
Hakutuloksissa saat lupakyselyn tarkemman sisällön näkyviin painamalla rivin alussa olevaa + -painiketta. Jos lupakyselyä ei ole vielä lähetetty, voit muokata tai poistaa sen valitsemalla rivin alussa olevan valintaruudun ja painamalla Muokkaa- tai Poista -painiketta. Muokkaa -painikkeesta lupakysely avautuu muokkaustilaan, jonka jälkeen voit tehdä tarvittavat muutokset. Tämän jälkeen paina Tallenna -painiketta. Poista -painikkeesta voit poistaa tehdyn lupakyselyn, ohjelma pyytää vielä vahvistamaan poiston. Mikäli lupakysely on lähetetty eivät Muokkaa– ja Poista –painikkeet aktivoidu.
Uuden lupakyselyn luominen
Aloita uuden lupakyselyn luominen painamalla +Lisää -painiketta. Näytölle avautuu lupakyselyä varten määriteltävät kentät:
- Lupakyselyn tyyppi (pakollinen) > Valitse tyyppi sen mukaan minkälaisen kyselyn haluat luoda
- Yksiosainen kysely = Huoltajat voivat vastata kyselyyn ”Kyllä” tai ”Ei”
- Monivalintakysely = Huoltajat voivat valita ja vastata useisiin vaihtoehtoihin
- Toimintamuoto (pakollinen) > Valitse toimintamuoto, jolle lupakyselyn haluat kohdistaa
- Alue (pakollinen) > Valitse organisaation alue, jolle lupakyselyn haluat kohdistaa
- Toimipaikka (valinnainen) > Valitse toimipaikka, mikäli lupakysely kohdistetaan vain yhteen toimintayksikköön
- Otsikko (pakollinen) > Määrittele kuvaava otsikko lupakyselylle
- Kuvaus (pakollinen) > Määrittele kuvaus lupakyselyn sisällöstä
Näytön oikealla palstalla näet miltä lupakysely huoltajalle näyttää. Tallenna lupakysely painamalla Tallenna -painiketta. Peruuta -painikkeesta pääset palaamaan edelliselle näytölle ja menetät tekemäsi muutokset.
Lupakyselyn lähettäminen
Kun haluat lähettää lupakyselyn huoltajille, valitse lähetettävän lupakyselyn rivin alussa oleva valintaruutu ja paina Lähetä lupakysely -painiketta. Jos lupakysely on tehty Alue -tasoisesti voit rajata hakutuloksiin saatavia vastaanottajia Toimipaikan mukaan. Ja jos lupakysely on tehty Toimipaikka -tasolle, voit rajata hakutuloksiin saatavia vastaanottajia Ryhmän mukaan. Hae vastaanottajia painamalla Etsi vastaanottajia -painiketta. Näytölle avautuu lista valittavista vastaanottajista.
Valitse rivin alussa oleva valintaruutu niiden lasten kohdalta, joiden huoltajille lupakysely halutaan lähettää. Kaikki listan huoltajat voit valita valitsemalla otsikkoriviltä valintaruudun.
Tila -sarakkeen vaihtoehtojen selitykset:
- Ei lähetetty = Lupakyselyä ei ole lähetetty
- Vastattu = Lupakyselyyn on vastattu
- Huoltajat puuttuvat = Effican Henkilö -komponentin yhteyshenkilöt -kentästä puuttuvat lapsen huoltajat (lupakyselyä ei voida lähettää)
- Epätäydellinen osoite = Osoitetiedot puuttuvat
- Turvakielto = Lapsella tai huoltajalla on turvakielto
- Lapsella on eri osoite kuin kummallakaan huoltajalla = Lapsella eri osoite kuin yhdelläkään huoltajalla
Lisäksi lapsen tai huoltajan nimen perässä voi olla symboli, joka kertoo kenen henkilöön tila viittaa.
Eri symbolit:
- Kolmio, jossa huutomerkki keskellä = Turvakielto
- Kello = Epätäydellinen osoite
- Vanhempi ja lapsi = Sijaishuoltaja
Valitse Vastausaika – Alkaenpäivä -kenttään päivä, jolloin huoltajat saavat viestin saapuneesta lupakyselystä ja pystyvät siihen vastaamaan. Valitse vielä Vastausaika – Loppupäivä -kenttään viimeinen lupakyselyn vastauspäivä. Lähetys tapahtuu painamalla Lähetä Vastaanottajille -painiketta.