Innehållsförteckning
- Beskrivning av funktionen
- Planering och uppföljning
- Antal barn närvarande just nu
- Antal barn med verklig tid
- Antal barn med planerad tid
- Antal barn med verklig tid/planerad tid
- Framtida förändringar
- Antal barn/personal med planerad tid
- Verkliga/planerade timmar per enhet/avdelning
- Verkliga/planerade timmar per barn
- Verklig/planerad tid per enhet
- Personalschema
- Utskick lovplanering
- Sammanställning närvaro/frånvaro
- Virtuell enhet och lovperiodsenhet
- Planering och uppföljning i barn och elevregister
1. Beskrivning av funktionen
Tillvalet Planering och uppföljning förskola och fritidshem innehåller funktioner för planering och uppföljning av verksamheten på förskolor och fritidshem.
För detta ändamål kan du välja ett mätvärde som presenteras ur olika tidsperspektiv för den eller de förskolor och fritidshem som du vill analysera.
Resultatet presenteras som stapel/siffervärden i en tabell.
Du kan välja att presentera resultatet på avdelnings- eller enhetsnivå.
Den funktionalitet som idag finns i tillvalet är,
- Antal barn närvarande just nu
- Antal barn med verklig tid
- Antal barn med planerad tid
- Antal barn med verklig tid/planerad tid
- Antal barn/personal med planerad tid
- Verklig och planerad tid per enhet
- Framtida förändringar
- Personalschema
- Lovplanering, utskick
- Verkliga/planerade timmar per barn eller per enhet/avdelning
- Sammanställning närvaro/frånvaro
- Lovperiodsenhet
De roller som idag finns i tillvalet är,
- Rektor – Förskola
- Schemaläggare – Förskola
2. Planering och uppföljning
När du startar funktionen visas nedanstående bild.
Du väljer först vilka enheter/avdelningar du vill jobba med. Du kan välja en eller flera enheter och avdelningar och det är endast den eller de förskolor och fritidshem som du är behörig till som visas.
Om du vill kan du dölja dina urval genom att klicka på Dölj urval.
Under urvalet visas en lista på valbara mätvärden och du ska välja mellan mätvärdena,
- Antal barn med verklig tid
- Antal barn med planerad tid
- Antal barn med verklig tid/planerad tid
- Antal barn per personal med planerad tid
- Verkliga/planerade timmar per barn
- Verkliga/planerade timmar per enhet/avdelning
- Framtida förändringar
- Personal med rollen Rektor – Förskola ser även mätvärdet Antal barn närvarande just nu.
När du har valt mätvärde och enheter/avdelningar kan du klicka på den grå ytan för att hämta resultatet.
Resultatet presenteras som siffervärden i en tabell.
I exemplet ovan är tidsenheten en timme och perioden en vecka.
Att byta vecka
Som grundvärde presenteras innevarande vecka. Du kan välja en annan vecka genom att stega dig framåt eller bakåt genom att klicka på pilarna.
Du kan även välja en specifik vecka i en lista.
Att byta presentation
Du kan välja huruvida resultatet ska presenteras per avdelning eller som en summering för varje enhet. Om du väljer alternativet Totalt summeras hela ditt urval till en total, t.ex. om ditt urval inkluderar flera enheter.
Du kan markera, kopiera och klistra in resultatet i exempelvis Excel.
Att ändra tidsintervall
Du kan välja huruvida resultatet ska presenteras per timme, per halvtimme eller per kvart.
3. Antal barn närvarande just nu
Vyn Antal barn närvarande just nu visar hur många barn som är närvarande på enheten/avdelningen just nu. Presentationen presenteras med siffror och i ett stapeldiagram.
Siffrorna vid enheten/avdelningen visar hur många barn som är närvarande just nu och antal placerade barn på enheten/avdelningen.
När du expanderar en avdelning (genom att klicka på avdelningens namn) visas antal närvarande barn baserat på barnens ålder.
Klicka på Uppdatera för att ladda om sidan och visa närvarande barn just nu. Du har även möjlighet att expandera alla avdelningarna för att se närvarande barn i åldersfördelning. Detta gör du enklast genom att klicka i kryssrutan Visa åldersfördelning.
4. Antal barn med verklig tid
Mätvärdet Antal barn med verklig tid visar hur många barn som är närvarande på enheten/avdelningen. Resultatet kan visas med en timmes, 30 minuters eller 15 minuters intervall. Start- och sluttid baseras på första och sista schematiden.
Beläggningsgrad
I vyn för Antal barn med verklig tid kan du även se vilken beläggning enheten/avdelningen har per valt tidsintervall. Beläggningen är antal barn med verklig tid jämfört med antal placerade barn, och visas grafiskt. Ju kraftigare färg desto fler barn som är närvarande. I exemplet nedan visar torsdag mellan 16:00 och 17:00 15 närvarande barn av totalt 18 placerade, vilket ger en kvot av 15/18 (ca 84%). Därav den mellanmörka färgen som indikerar 80-90%.
5. Antal barn med planerad tid
Mätvärdet Antal barn med planerad tid visar hur många barn som har schematid på enheten/avdelningen. Resultatet visas med en timmes, 30 minuters eller 15 minuters intervall, och start- och sluttid i vänstra kolumnen baseras på första och sista schematiden.
Räkna med barn med frånvaro/schemaavvikelser: I mätvärdet Antal barn med planerad tid räknas antal barn med hänsyn till frånvaro och schemaavvikelser. Om du inte vill att frånvaro och schemaavvikelser ska påverka antalet sätter du en markering i kryssrutan.
Beläggningsgrad
I vyn för Antal barn med planerad tid kan du även se vilken beläggning enheten/avdelningen har per valt tidsintervall. Beläggningen är antal barn med planerad tid jämfört med antal placerade barn, och visas grafiskt. Ju kraftigare färg desto fler planerade barn. I exemplet nedan visar tisdag mellan 09:00 och 10:00 15 närvarande barn av totalt 19 placerade, vilket ger en kvot av 15/19 (ca 79%). Därav den ljusa färgen som indikerar 70-80%.
6. Antal barn med verklig tid/planerad tid
Mätvärdet Antal barn med verklig tid/planerad tid visar hur många barn som är närvarande och hur många som är planerade att vara på enheten/avdelningen. Resultatet visas med en timmes, 30 minuters eller 15 minuters intervall, och start- och sluttid i vänstra kolumnen baseras på första och sista schematiden.
Räkna med barn med frånvaro/schemaavvikelser: I mätvärdet Antal barn med verklig tid/planerad tid räknas antal barn med hänsyn till frånvaro och schemaavvikelser. Om du inte vill att frånvaro och schemaavvikelser ska påverka antalet sätter du en markering i kryssrutan, Räkna med barn med frånvaro/schemaavvikelse.
7. Framtida förändringar
Mätvärdet Framtida förändringar visar barn med framtida placeringar, avslutade placeringar, platserbjudande och framtida schemaändringar på vald enhet/avdelning.
Förändringarna visas från dagens datum och framåt.
När det gäller framtida placeringar (barn som börjar) visas även kontaktuppgifter för vårdnadshavarna och/eller eventuell annan ansvarig vuxen. Klicka på Visa mer för att se vårdnadshavarnas/annan ansvarig vuxen e-postadress, telefonnummer och adress. Även barnets modersmål visas för barn som har en framtida placering.
8. Antal barn/personal med planerad tid
Mätvärdet Antal barn/personal med planerad tid visar hur många barn och hur många från personalen som har schematid på enheten/avdelningen. Resultatet visas med en timmes intervall och start– och sluttid baseras på första och sista schematiden.
Räkna med barn med frånvaro/schemaavvikelser: I mätvärdet Antal barn/personal med planerad tid räknas antal barn med hänsyn till frånvaro och schemaavvikelser. Om du inte vill att frånvaro och schemaavvikelser ska påverka antalet sätter ni en markering i kryssrutan, Räkna med barn med frånvaro/schemaavvikelse,
Gränsvärde barn/personal: Du har möjlighet att se personaltätheten i mätvärdet Antal barn/personal med planerad tid. Ange det gränsvärde du vill se (max antal barn per personal). Värdet anges med en siffra och ditt värde sparas så att värdet är förvalt nästa gång du kör funktionen. Klicka på Spara för att uppdatera vyn.
Nu visas en markering vid fler barn per personal utifrån ditt gränsvärde (i exemplet fler än 4 barn per personal).
Visa barn och personal:
Du har möjlighet att se vilka barn och vilken personal som har planerad tid under ett visst tidsintervall i mätvärdet Antal barn/personal med planerad tid.
Detta gör du genom att klicka på en cell i det framsökta resultatet.
När du klickar på cellen öppnas en informationsruta där du ser personalens och barnens namn. Barnen grupperas efter ålder och genom att klicka på länkarna för vardera åldersgrupp ser du vilka barn som ingår.
9. Verkliga/planerade timmar per enhet/avdelning
Mätvärdet Verkliga/planerade timmar per enhet/avdelning visar hur många verkliga och/eller planerade timmar det är på enheten/avdelningen. Resultatet visar antal timmar per dag och en summering av vald vecka eller månad. De planerade timmarna baseras på barnens första och sista schematid och den obestämda tiden räknas med i summeringen för varje vecka och månad.
Du växlar mellan veckovy och månadsvy genom att klicka i cirklarna intill Vecka eller Månad.
Vilken månad som visas baseras på din valda vecka.
Veckovyn, exempel med enbart planerade timmar:
Månadsvyn, exempel med enbart planerade timmar:
Samma princip gäller för verkliga timmar. Om alternativet Alla väljs visas både verkliga och planerade timmar med snedstreck mellan (verkliga/planerade). Om den verkliga tiden överstiger den planerade tiden indikeras detta med en röd markering.
Klicka på summeringsraden (Totalt timmar/vecka eller Totalt timmar/månad) för att se mer information om den beräknade tiden.
Då ser du hur många barn som saknar schema och hur många barn som har obestämd tid. Du ser även hur många timmar som är obestämd tid samt antal planerade timmar.
Samma sak gäller för månadsöversikten och där kan du även klicka på veckan för att se mer information om den valda veckan.
10. Verkliga/planerade timmar per barn
Mätvärdet Verkliga/planerade timmar per barn visar hur många planerade timmar, verkliga timmar och differensen mellan planerade och verkliga timmar som ett specifikt barn har.
Det är på enhet/avdelningsnivå och resultatet visar timmar per vecka eller månad.
Du växlar mellan veckovy och månadsvy genom att klicka i cirklarna intill Vecka eller Månad.
Vilken månad som visas baseras på din valda vecka.
Om den verkliga tiden överstiger den planerade tiden indikeras differensen med en röd markering.
11. Verklig/planerad tid per enhet
Menyvalet Verklig/planerad tid per enhet finns för rollen Rektor – Förskola och visar hur många verkliga timmar, planerade timmar och differensen (%) däremellan som en specifik enhet har.
Även barnens frånvaro visas – i form av frånvarande barn per dag och tidsperiod.
Här finns urval på område, enhet och avdelning och du kan även göra urval på tidsintervall, verksamhet och regi. Vi rekommenderar att du inte väljer ett tidsintervall på mer än en månad om du söker på hela kommunen. Detta på grund av den stora datamängden som hämtas.
Vilka områden, enheter och avdelningar som du kan välja beror på din behörighet.
Den verkliga och planerade tiden presenteras i timmar och minuter, differensen i %. Du ser även antal frånvaroanmälda barn för tidsperioden.
Du kan klicka på plustecknet för att se vilka avdelningar som enheten har och hur många placerade barn som finns. Klicka igen på minustecknet för att stänga presentationen.
Du har även möjlighet att exportera data till Excel genom att klicka på ikonen 
Längst ner ser du en sammanställning av den verkliga och planerade tiden för alla enheter.
12. Personalschema
Menyvalet Personalschema finns för rollerna Förskolepersonal och Fritidshemspersonal och är en funktion där du kan se dina redan registrerade scheman, ändra ett befintligt schema eller skapa ett nytt schema.
Nedan beskrivs hur du går tillväga för att se, ändra eller skapa ett nytt schema.
Se ett befintligt schema
När du väljer Personalschema kommer du till en vy där du kan se dina befintliga scheman.
Här har du även möjlighet att ta bort, exportera, ändra ett befintligt, eller skapa ett nytt schema. Du klickar på knapparna för att gå till aktuell funktion.
Det finns två länkar till mätvärden längst till höger i vyn: Antal barn med planerad tid och Antal barn/personal med planerad tid. Dessa mätvärden kan hjälpa dig med relevant data vid schemaläggningen.
När du vill tillbaka från mätvärdet till schemavyn använder du pilen längst upp i vänstra hörnet.
Schemat kan visas i en graf (som ovan) eller i en tabell (som nedan).
Om du har fler än en behörighet till en enhet/avdelning visas en lista där du kan välja den enhet/avdelning du vill se schemat för. I listan för scheman kan du välja att se ett föregående, framtida eller aktuellt schema. Schemat presenteras med startdatum och eventuellt slutdatum.
Saknas schema helt så visas följande information.
Schemainformation: För att se mer information om schemat klickar du på Visa schemainformation. Här ser du från och med- och till och med–datum på schemat, vilken vecka schemat startar och hur många veckor schemat har. Du ser även den totala arbetstiden, total barntid, din snittid per vecka (arbetstid och barntid), samt av vem och när senaste schemaändringen är gjord.
Du kan välja att ändra fr.o.m-datum samt antalet veckor.
Förklaringar till de olika färgkoderna av schemagrafen visas på sidan.
I grafläget kan du klicka på en rad för att få mer information om schematiderna för den dagen.
Ändra schema
Du har möjlighet att ändra ett befintligt eller framtida schema. Klicka på Ändra scheman.
Därefter måste du välja vilken enhet/avdelning och vilket schema du vill ändra.
Om det gäller ett schema som ännu inte börjat (ett framtida schema) kan du ändra Fr.o.m- och T.o.m-datum, antal veckor och schematiderna.
Om det gäller ett pågående schema kan du endast ändra schematiderna och sätta ett T.o.m-datum.
Här visas mer information angående schemat.
Skapa nytt schema
Klicka på Skapa nytt schema.
Välj vilken enhet/avdelning schemat ska gälla för.
Ange ett Fr.o.m-datum och antal veckor som schemat ska rulla på. T.o.m-datum kan anges men är inte obligatoriskt.
I fältet Timmar per vecka (Max) anger du ett valfritt värde som kommer att styra hur många schematimmar du kan registrera per vecka. I exemplet ovan är 40 timmar angivet. Om användaren registrerar fler timmar för en vecka kommer systemet att varna och registreringen avbrytas.
För att detta fält ska visas måste konfigurationsinställningen MaxHoursPerWeekFieldInPersonnelTimeTable vara aktiverad (ikryssad).
Konfigurationsinställning hittar ni i konfigurationswebben under PlanningPreschool.MaxHoursPerWeekFieldInPersonnelTimeTable
Kopiera från ett befintligt schema
För att underlätta schemaläggningen har du möjlighet att utgå från ett befintligt schema.
Det schema som du väljer i listan blir grunden för ditt nya schema (tider och antal veckor kopieras till det nya schemat).
Steg för steg för att registrera ett nytt schema utifrån ett befintligt:
- Välj enhet/avdelning
- Välj start- och eventuellt slutdatum
- Välj antal veckor
- Välj i listan vilket schema du vill kopiera tiderna från
Tider och antal veckor från det valda befintliga schemat kopieras nu över till den nya registreringen. Eventuella ändringar kan göras innan du sparar det nya schemat.
I denna vy visas mer information angående schemat.
Klicka på länken Visa nuvarande och framtida scheman för att se vilka pågående och tidigare registrerade scheman som finns på enheten/avdelningen.
Registreringsyn för schematider
Börjar/slutar = Här anger du din arbetstid – när du börjar och när du slutar.
Ledig tid = Här anger du när du har rast. Tiden dras av från schematiden.
Planeringstid = Här anger du om du t ex har planeringstid (barnfri tid) inom ordinarie arbetstid.
Övrig tid = Här anger du om du har arbetstid utöver din planerade arbetstid. Tiden adderas till schematiden och räknas som barnfri tid.
Totalt = Här ser du din totala arbetstid för aktuell dag.
Kopiera = Klicka på symbolen (kopiera) för att kopiera en schemarad (raden markeras i blått).
Klistra in = Klicka på symbolen (klistra in) för att kopiera över schematider till vald dag.
Återställ = klicka på Återställ för att ta bort redan registrerade schematider på aktuell rad.
Du kan stänga och öppna registreringsyn genom att klicka på rubriken längs upp i det vänstra hörnet.
Klicka på Tillbaka för att gå tillbaka till läsvyn.
Klicka på Spara för att spara dina schemaändringar.
Ta bort Scheman
Välj vilket schema du vill ta bort genom att välja Enhet/avdelning samt Schema. Det är endast scheman som ej har börjat gälla som går att ta bort, inte pågående eller avslutade.
När du valt schema visas schematiderna i tabellform.
Klicka på Ta bort för att radera schemat eller Tillbaka för att gå till föregående sida.
Exportera scheman
Du har möjlighet att exportera schemat till filformatet PDF. Klicka på Exportera schema för att gå till funktionen.
Välj Enhet/avdelning samt vilket schema du vill exportera.
När du har gjort ditt val visas information om schemat du vill exportera. Schemat visas i tabellform och går inte att ändra på denna sida.
Klicka på Tillbaka för att gå till föregående sida eller Visa som PDF för att exportera schemat till PDF–format. Schemat öppnas då i en ny flik i webbläsaren. Om du klickar på Spara som JSON sparas schemat i en textfil som kan användas i andra system.
Schemaläggare förskola/fritidshem
Om du är tilldelad rollen som schemaläggare (Schemaläggare – Förskola) får du möjlighet att se och ändra scheman på personal som har samma behörighet till enheten/avdelningen som du som schemaläggare har. Schemaläggaren kan även registrera schema för sig själv. Rollen Rektor – Förskola har schemaläggarrollens funktionalitet.
Menyvalet heter Personal schemaläggning.
Välj den enhet/avdelning som du vill jobba med och sök fram personalen genom att klicka på Hämta personal.
Nu visas en lista med den personal som har behörighet till en eller flera av dessa enheter och avdelningar baserat på ditt urval. Urvalet grupperas efter enhet/avdelning.
Om personalen har behörighet till enheten måste du göra ett aktivt val för att se personalen. Klicka i cirkeln intill Visa för att se personal på enheten. Klicka i Dölj om du inte längre vill se personal på enheten.
Klicka på personens namn för att komma till schemavyn. Läs tidigare i detta dokument om hur registrering av personalschema fungerar.
13. Utskick lovplanering
Utskick lovplanering är en funktion för att på ett enkelt sätt skapa mallar för lovplanering på förskolan/fritidshemmet och informera vårdnadshavarna om att gå in och anmäla eventuell planerad ledighet inför ett lov.
Skapa en mall
Första gången du använder funktionen Utskick lovplanering saknas befintliga mallar. Klicka på Skapa mall för område eller Skapa mall för enhet för att skapa en ny mall. Det är din behörighet som avgör huruvida du kan skapa mallar för ett område och/eller på en eller flera enheter.
För att skapa en ny mall fyller du i fälten och klickar på Spara.
Välj den enhet eller område som mallen ska gälla för.
Mallen får det namn som du skriver in i fältet under Rubrik.
Ange de Fr.o.m- och T.o.m–datum som mallen ska gälla för. För denna tidsperiod kommer systemet att kontrollera huruvida det redan finns någon planerad ledighet anmäld för barnen.
I fältet under Meddelande skriver du det meddelande som ska skickas till vårdnadshavarna.
I fältet under Beskrivning kan du skriva in information som endast ska visas för personalen.
För att spara mallen klickar du på Spara
När du har skapat en mall visas mallen/mallarna i en lista. Klicka på en mall i listan för att ta bort, ändra eller gå vidare för att skicka meddelande.
Du kan klicka på Visa historik för att se till vilken förskola/fritidshem meddelandet skickades, samt vem som skickade meddelandet och när.
Behörigheter
Du kan skapa mallar på de områden eller enheter som du har behörighet till.
Är det ett hänglås på mallen är det någon annan som har skapat mallen på ett område eller en enhet som du ej är behörig till.
Du kan läsa mallen och skicka meddelande, men du kan inte ändra eller ta bort mallen.
Mallar utan hänglås är mallar som är skapade av dig eller någon annan på ett område eller en enhet som du är behörig till. Dessa mallar kan du ändra eller ta bort. På höger sida kan du se vilket område eller enhet som mallen är skapad för.
Ta bort en mall
För att ta bort en befintlig mall klickar du först på mallen och sedan på Ta bort.
Ändra en befintlig mall
För att ändra en befintlig mall klickar du först på mallen och sedan på Ändra.
Skicka meddelande
För att skicka ut meddelanden angående lovplanering väljer du först mall och klickar sedan på Gå till skicka meddelande.
Sedan väljer du vilket område eller enheter (beror på din behörighet), kommunikationssätt och vilka barn (vårdnadshavare) du vill skicka meddelandet till. Ämne, innehåll och period följer med från den valda mallen.
Nedan följer en beskrivning av hur du går tillväga för att skicka meddelandet.
Välj vilket område eller enhet som du vill skicka meddelandet till.
På höger sida av vyn ser du meddelandets information/status, barn som saknar vårdnadshavare, vårdnadshavare som saknar e-post/mobiltelefonnummer, hur många vårdnadshavare som kommer att få meddelandet samt hur många barn som redan har rapporterat frånvaro under perioden.
Välj sedan kommunikationssätt, d.v.s. huruvida du vill skicka meddelandet med E-post eller SMS (i vissa fall finns inte alternativet SMS). Om du väljer SMS flyttas ämnesraden ner till meddelandet.
Välj därefter mottagare, d.v.s. vilka barns vårdnadshavare som ska få meddelandet.
När du har valt mottagare och stängt listan kommer de valda barnen att visas på sidan.
För vårdnadshavarna kan du med olika ikoner se om frånvaro redan finns rapporterad för perioden, vårdnadshavare som ej nås av meddelandet, om mobilnummer saknas och om e-postadress saknas.
Barn som har rapporterad frånvaro för perioden är automatiskt avkryssade (inget meddelande skickas) och barn som inte har rapporterad frånvaro för perioden är automatiskt ikryssade (meddelande skickas).
Du kan även bifoga filer vid utskick av e-postmeddelanden. Klicka på Bläddra för att välja fil som ska bifogas. De flesta filformat kan användas men filen får inte vara större än 5 MB och det går bara att bifoga en fil i taget.
När mottagare och kommunikationssätt är valda klickar du på Skicka för att skicka ut meddelandet.
14. Sammanställning närvaro/frånvaro
I vyn Sammanställning närvaro/frånvaro kan du söka fram och se barnens närvaro och frånvaro under en vald tidsperiod. Du har även möjlighet att exportera Datat till Excel.
Du når vyn via menyn, Planering förskola & fritidshem –> Sammanställning närvaro/frånvaro.
Urval:
Du kan göra urval på:
- Från och med datum
- Förvalt värde är innevarande månads startdatum
- Till och med datum
- Förvalt värde är innevarande månads slutdatum
- Område
- Verksamhet
- Område och verksamhet är obligatorisk att välja
- Enhet och avdelning
Resultat:
När du har gjort ditt urval presenteras resultatet i en tabell.
För varje rad ser du vilken enhet, avdelning och barn som presentationen gäller för och för varje rad presenteras barnets närvaro eller frånvaro per dag. Hur många dagar som visas beror på din valda tidsperiod.
Datat per barn och dag presenteras enligt följande:
- N = Barnet har närvaro
- F = Barnet har frånvaro
- N / F = Barnet har både närvaro och frånvaro registrerat
- X = Barnet saknar placering
Du har även möjlighet att visa barnens verkliga tid istället för närvarande (N) och frånvarande (F), detta gör du genom att välja Visa detaljer. Det data du har valt att visa följer med ut till exporten.
Du har även möjlighet att välja vilka kolumner som ska visas samt exportera och visa resultatet i Excel.
15. Virtuell enhet och lovperiodsenhet
Virtuell enhet och Lovperiodsenhet är två funktioner som gör det möjligt att skapa virtuella enheter, till exempel under ett sommarlov, och sen flytta barn till denna enhet. När den virtuella enheten finns så kan du i Planering förskola och fritidshem checka in och ut barn på denna enhet. Nedan beskrivs mer vilken funktionalitet som går att använda i Planering förskola och fritidshem tillsammans med den virtuella enheten.
Du når funktionerna via menyn, Planering förskola & fritidshem –> Virtuell enhet samt Planering förskola & fritidshem –> Lovperiodsenhet
Virtuell enhet
I funktionen Virtuell enhet så skapar du upp och namnger den virtuella enheten.
En virtuell enhet är en tillfällig enhet som bara används för att skapa en lovperiodsenhet och endast under en viss period. Den virtuella enheten kommer ej att visas och vara valbar i barn och elevregistret.
Klicka på Sök för att se redan registrerade virtuella enheter.
För att skapa en ny virtuell enhet klickar du på Lägg till och fyller i placeringsområde samt namn på den virtuella enheten.
Du har även möjlighet att exportera, ta bort och ändra en befintlig virtuell enhet.
Vill du ange öppettider för den virtuella enheten så markerar du aktuell enhet och klickar på Öppettider. Öppettiderna kommer att styra hur närvaroöversikten i Planering förskola och fritidshem visas, t.ex. om lördag och söndag ska visas i veckoöversikten.
Lovperiodsenhet
I Lovperiodsenhet ansluter du en eller flera enheter till den virtuella enheten. Barn som är placerade på en av de anslutna enheterna och har en barnomsorgstid registrerad under perioden kommer att visas under den virtuella enheten.
Se befintliga lovperiodsenheter:
Om det finns befintliga lovperiodsenheter registrerade ser du dem i en lista. Du kan även filtrera ut vilka enheter du vill se genom att ange ett start- och slutdatum.
Om en lovperiodsenhet är pågående så visas detta med en ikon.
Klickar du på en rad så får du mer information om lovperiodsenheten samt möjlighet att ändra eller ta bort lovperiodsenheten.
Ändra och ta bort en lovperiodsenhet:
För att ändra en lovperiodsenhet klickar du på aktuell rad och sedan på Ändra.
Klicka på Ta bort för att ta bort enheten. Du har alltid möjlighet att ta bort en lovperiodsenhet.
Skapa ny lovperiodsenhet:
För att lägga upp en ny lovperiodsenhet klickar du på Skapa lovperiodsenhet.
Fyll i följande uppgifter:
Virtuell enhet – Namnet på lovperiodsenheten och den enhet som du tillfälligt flyttar barnen till. Observera att barnen har kvar sin befintliga placeringar. Detta blir en simulerad placering under den valda tidsperioden för lovenheten.
Fr.o.m.- och T.o.m.-datum – Här sätter du perioden för lovperiodsenheten – ett start- och slutdatum.
Lokal – Här väljer du den enhet som barnen fysiskt kommer att delta i.
Sammanslagna enheter – Här väljer du de enheter som ska ingå i lovperiodsenheten. Barn med placeringar och registrerad omsorgstid under perioden för valda enheter kommer att visas under den virtuella enheten.
Vyer där lovperiodsenheter används:
OBS! Innan du kan börja använda den virtuella enheten i Planering förskola och fritidshem så måste inloggad person och roll ha behörighet för detta. Vi rekommenderar att behörigheten har samma start- och slutdatum som lovperiodsenheten.
- Administration
- Du kan skapa en nyckel för lovperiodsenheten. När nyckeln är skapad kan du logga in på den offentliga skärmen och checka in och ut barnen därifrån.
- Närvarorapportering
- I närvarorapporteringen kan du se och välja lovperiodsenheten och checka in och ut barnen.
- Offentliga skärmen
- Du ser lovperiodsenheten på den offentliga skärmen och kan checka in och ut barnen därifrån.
- Veckoöversikten
- I veckoöversikten kan du välja lovperiodsenheten och få översikt över barnen och deras barnomsorgstider.
- Dagöversikten
- I dagöversikten kan du välja lovperiodsenheten och få översikt över barnen och deras barnomsorgstider.
För resterande vyer och funktionalitet i Planering förskola och fritidshem går lovperiodsenheten ej att välja.
Lovperiodsenheten är bara en tillfällig enhet som man kopplar valda barn till, barnen behåller sin verkliga placering. Den verkliga tiden (in/utcheckning) blir på den verkliga placeringen, inte på lovperiodsenheten.
16. Planering och uppföljning i Barn- och elevregistret
I Barn- och elevregistret finns en menygrupp vid namn Planering och uppföljning med en länk som tar dig vidare till komponenten Verklig och planerad tid per enhet samt en länk till mätvärden för planering och uppföljning i Planering förskola och fritidshem.
Rollerna som har tillgång till menygruppen Planering och uppföljning är Fsk Systemadministratör och Fsk/Gr Systemadministratör.
Läs mer om mätvärdena i Planering och uppföljning i kapitel 2 och specifikt om komponenten (menyvalet) Verklig och planerad tid per enhet under avsnitt 2.9 i detta dokument.