Via menyvalet Ansökan Yh > Hantera ansökningar kan du klicka dig vidare in till Sökandeöversikten genom att klicka på det länkade personnumret.
Här kan du se en samlad bild av den sökande med Ansökan, Sökta kurser och Sökta paket.
Längst upp visas namnet på den sökande och du kan expandera för att se kontaktuppgifterna.
Om den sökande har gjort flera ansökningar visas också en lista där den ansökan som markerades i föregående bild är förvald. Du kan välja en annan ansökan eller välja att visa Alla, för att få en totalbild med alla ansökningar.
Här finns också en genväg till Studieinfo (öppnas i egen flik) för att ge en fullständig bild av den sökande om denne studerar eller studerat tidigare. I Studieinfo är all studerandeinformation om den sökande samlad per skolform. (För att komma tillbaka till Sökandeöversikten från Studieinfo måste du använda bakåtpilen, då den inte ingår i Gå-Till-menyn)
Ansökan
I sektionen för Ansökan visas samma uppgifter som visas i fliken Ansökningar i Hantera ansökningar.
För att kunna komma i kontakt med den sökande kan du skicka meddelanden via funktionen Skicka meddelande och om du vill se vilka meddelanden som skickats för en viss ansökan kan du se det via Visa meddelandehistorik.
Här kan du kan läsa mer om meddelandehanteringen.
Härifrån kan du också Skicka Kursbesked, kurser/paket som inte skickats för den sökande skickas, om inga kursbesked finns att skicka får du ett meddelande om det. Läs mer om Skicka kursbesked här.
Sökta kurser
I sektionen för Sökta kurser visas följande uppgifter:
- Enhetsnamn – visar vilken enhet den sökta kursen är kopplad till
- Kurskod – visar kurskoden för den sökta kursen
- Kursnamn – visar kursens namn
- Kursens startdatum – datumet när kursen startar
- Kursens slutdatum – datumet när kursen slutar
- Sökande prio – visar vilken prio eleven angett för kursen i sin ansökan
- Bifogade dokument – visar länkar till de dokument som den sökande har bifogat i sin ansökan
- Klassrum/distans/flexibla studier – visar om den sökta kursen ska läsas i klassrum, på distans eller flexibelt
- Dag/kväll – visar om den sökta kursen ska läsas på dagtid eller kvällstid
- Prövning/inte prövning – visar om den sökta kursen gäller prövning
- Handläggarprio kod – här visas koden för den prioritet som är registrerad för att göra det möjligt att sortera resultatet utifrån kod och samtidigt se förklaringen ni angivit i texten för koden i följande kolumn
- Handläggar prio – här visas texten för den prioritet som är registrerad för att göra det möjligt att via kodens text förtydliga vad prioriteringen står för
- Godkänd för antagning – Datum när godkännandet för antagningen registrerades
- Grupp – här visas den föreslagna gruppen som den sökande kommer att placeras i om den blir antagen och tackar Ja
- Kursstatus – visar om den sökande är antagen eller ej – registreras via funktionen Hantera antagning (se mera detaljer om funktionen nedan) med koder för kodtypen Kursstatus
- Orsak till ej antagen – visar orsaken till varför den sökande inte blev antagen – registreras via funktionen Hantera ej antagen (se mera detaljer om funktionen nedan) med koder för kodtypen Orsak till ej antagen
- Status kursbesked – visar Kursbesked skickas… när du valt att skicka , Kursbesked skickat när kursbeskedet är skickat, senare om den sökande tackat Ja eller Nej
- Svar kursbesked den – visar när kursbesked skickades eller när den sökande svarade beroende på vad som visas i Status kursbesked
- Placeringsstatus – visar om något gick fel när Kursdeltagaren skapades i samband med att den sökande tackade Ja via sitt Kursbesked
- Anteckning – visar eventuella anteckningar som du som administratör gjort under hanteringen av ansökan – är texten lång visas endast början och avslutas med ”…”. För att se all text klickar du på raden så expanderas den och fullständig anteckning visas.
- Kopierade – visar Ja om raden skapats som ett nytt alternativ via Kopiera till annat utbud annars Nej
- Ändrad av – visar vem som senast ändrade uppgiften
- Ändrad – visar när senaste ändring gjordes
Hantera antagning/Hantera ej antagen
När du har behandlat ansökan och kommit fram till ett beslut om den sökande ska bli antagen eller ej till kurser använder du funktionerna Hantera antagning eller Hantera ej antagen. Här kan du läsa mer om Hantera antagning/Hantera ej antagen.
Skicka kursbesked
Du kan markera en eller flera kurser och Skicka kursbesked för dessa kurser om de har ett värde i Kursstatus/Paketstatus. Här kan du läsa mer om Kursbesked.
Tacka ja/Tacka nej
Om den sökande av någon anledning inte kan svara på sitt kursbesked har du som administratör möjlighet att göra det åt den sökande via knapparna Tacka ja och Tacka nej.
- Du markerar en eller flera kurser och klickar på Tacka ja eller Tacka nej.
- Verifiera att du vill fortsätta eller avbryt.
Om du tackat ja kommer den sökande att bli Kursdeltagare och kursen börjar visas i Studieplanen. Det kan ta några minuter och du kan se i kolumnen Placeringsstatus när det har skett – då visas Lyckades.
Kopiera till annat utbud
Om du vill erbjuda de sökande andra liknande alternativ till en sökt kurs utan att kräva en uppdatering av den sökande själv, t.ex. att ni behöver fördela sökande mellan olika enheter med olika söktryck eller om de har sökt kurser med en studietakt som inte är passande, kan du använda funktionen Kopiera till annat utbud. Läs mer här om Kopiera till annat utbud.
Sökta paket
I sektionen för Sökta paket visas följande uppgifter:
- Enhetsnamn – visar vilken enhet det sökta paketet är kopplat till
- Paketkod – visar koden för paketet
- Paketnamn för sökande – visar paketnamnet så som det visas för den sökande
- Program – visar om paketet är kopplat till ett program
- Paketets startdatum – datumet för första kursstart i paketet
- Paketets slutdatum – datumet för sista kursslut i paketet
- Sökande prio – visar vilken prio eleven angett för kursen i sin ansökan
- Bifogade dokument – visar länkar till de dokument som den sökande har bifogat i sin ansökan/paket
- Klassrum/distans/flexibla studier – visar om den sökta kursen läses i klassrum, på distans eller flexibelt
- Dag/kväll – visar om den sökta kursen läses på dagtid eller kvällstid
- Prövning/inte prövning – visar om den sökta kursen gäller prövning
- Handläggarprio kod – här visas koden för den prioritet som är registrerad för att göra det möjligt att sortera resultatet utifrån kod och samtidigt se förklaringen ni angivit i texten för koden i följande kolumn
- Handläggar prio – här visas texten för den prioritet som är registrerad för att göra det möjligt att via kodens text förtydliga vad prioriteringen står för
- Godkänd för antagning – Datum när godkännandet för antagningen registrerades
- Paketstatus – visar om den sökande är antagen eller ej – registreras via funktionen Hantera antagning (se mera detaljer om funktionen nedan) med koder för kodtypen Kursstatus
- Status kursbesked – visar om kursbesked är skickat och senare om den sökande tackat Ja, Nej eller Delvis om inte alla ingående kurser har fått samma svar – du kan klicka på raden för att se detaljerna
- Placeringsstatus – visar om något gick fel när någon av paketets Kursdeltagare skapades i samband med att den sökande tackade Ja via sitt Kursbesked
- Anteckning – visar eventuella anteckningar som du som administratör gjort under hanteringen av ansökan – är texten lång visas endast början och avslutas med ”…”. För att se all text klickar du på raden så expanderas den och fullständig anteckning visas.
- Ändrad av – visar vem som senast ändrade uppgiften
- Ändrad – visar när senaste ändring gjordes
Klickar du på raden expanderas den och alla ingående kurser visas med följande uppgifter:
- Kurskod – visar kurskoden för ingående kurs i paketet
- Kurs – visar kursens namn
- Kursens startdatum – datumet när kursen startar
- Kursens slutdatum – datumet när kursen slutar
- Grupp – här visas den föreslagna gruppen som eleven kommer att placeras i om denne blir antagen och tackar Ja
- Status kursbesked – visar Kursbesked skickas… när du valt att skicka , Kursbesked skickat när kursbeskedet är skickat, senare om den sökande tackat Ja eller Nej
- Orsak för ej antagen – visar orsaken till varför den sökande inte blev antagen – registreras via funktionen Hantera ej antagen (se mera detaljer om funktionen nedan) med koder för kodtypen Orsak till ej antagen
- Svar kursbesked den – visar när kursbesked skickades eller när den sökande svarade beroende på vad som visas i Status kursbesked
- Placeringsstatus – visar om något gick fel när Kursdeltagare skapades i samband med att den sökande tackade Ja via sitt Kursbesked
Hantera antagning/Hantera ej antagen
När du har behandlat ansökan och kommit fram till ett beslut om den sökande ska bli antagen eller ej till paket använder du funktionerna Hantera antagning eller Hantera ej antagen. Här kan du läsa mer om Hantera antagning/Hantera ej antagen.
Skicka kursbesked
Du kan markera ett eller flera paket och Skicka kursbesked för dessa paket om de har ett värde i Paketstatus. Här kan du läsa mer om Kursbesked.
Tacka ja/Tacka nej
Om den sökande av någon anledning inte kan svara på sitt kursbesked har du som administratör möjlighet att göra det åt den sökande via knappen Tacka ja/Tacka nej.
- Du markerar ett eller flera paket och klickar på Tacka ja/Tacka nej.
- Samtliga kurser som ingår i valda paket visas med svarsalternativen Tacka ja och Tacka nej.
- Markera svaren på var och en av kurserna eller använd markeringen ovan för att sätta samma svar på alla.
- Spara när du är nöjd.
Om du tackat ja kommer den sökande att bli Kursdeltagare och kurserna börjar visas i Studieplanen. Det kan ta några minuter och du kan se i kolumnen Placeringsstatus när det har skett – då visas Lyckades.