Ansökan till vuxenutbildning – ny hantering av bilagor planeras

Här följer en beskrivning av de förändringar vi planerar att göra kring hantering av bilagor i Ansökan, så att ni ska kunna förbereda er på bästa sätt och komma igång med det nya så snart som möjligt.
(Den slutliga leveransen kan komma att variera något från beskrivningen, men funktionellt kan ni lita på det som beskrivs här.)

Dagens lösning har upplevts som svår för de sökande att lägga in bifogade dokument i sin ansökan.
Det upplevs vara för många steg och de missar ibland att koppla dokumenten till kurserna, vilket gör att dokumenten inte kommer in till administratörerna för granskning.

Ibland finns också behov av dokument som inte är direkt kopplade till ett visst utbud, utan mer kopplat till ett visst svarsalternativ.

Vi ser över detta och har följande förändring i sikte… (följ vår versionsinformation för att se när dessa förändringar levereras)

Koder – Bilaga från sökande

(Leveransplan omkring vecka 9)
Tänk igenom vilka bilagor ni vill begära in från den sökande i samband med ansökan. Det kan vara bilagor som t ex hör ihop med något svarsalternativ till frågan Syfte med utbildningen, eller ett visst utbud som ni erbjuder. För dessa skapar du koder med den nya kodtypen Bilaga från sökande i menyvalet Koder.

Kod ska vara en kort beskrivning som ni som administratör förstår, medan Text och Text, engelska ska vara mer beskrivande för den sökande.

Koderna ska ha Xtrainfo SVAR eller UTBUD för att de sedan ska kunna kopplas till ett visst svarsalternativ eller visst utbud beroende på era behov. (Läs mer om vad det innebär nedan)

Exempel:

Kodtyp	Kod	Text	Text, engelska	Xtrainfo
Bilaga från sökande	ISP	Individuell studieplan	Individual study plan	SVAR
Bilaga från sökande	AF-intyg	Intyg från arbetsförmedlingen/Varselintyg	Certificate from employment agency/Notification of ended employment	SVAR
Bilaga från sökande	Körkort	Körkort (fram- och baksida)	Driver licence (front and back)	UTBUD
Bilaga från sökande	GR-betyg	Betyg från grundskolan	Grade document from compulsory school	UTBUD

Inställningar – Alternativ

(Leveransplan omkring vecka 12)
I menyalternativet Inställningar, fliken Alternativ kommer du sedan att kunna koppla koder som har Xtrainfo = SVAR till de svarsalternativ som ni har specificerat. Om ni t.ex. har ett svarsalternativ till frågan Syfte med utbildningen som är Fullfölja studier enligt upprättad individuell studieplan, kan ni koppla koden för ISP till det svarsalternativet och välja om den ska vara obligatorisk eller valfri att bilägga för den sökande.

Exempel:

Fråga: Syfte med utbildningen

• Fullfölja studier enligt upprättad individuell studieplan
  • Kod för bilaga: ISP
• Komplettering av reducerat program eller behörighetskomplettering
• Är eller riskerar att bli arbetslös
  • Kod för bilaga: AF-intyg
• Behöver utbildning för pågående yrkesverksamhet
• Behöver utbildning för planerat yrkesval

Utbud – Hantera bilagor

(Leveransplan omkring vecka 12)
I menyalternativet Utbud (samtliga flikar) finns idag 3 kolumner som påverkar vilka bilagor den sökande ska lägga till i sin ansökan – Bifoga bilaga, Antal bilagor och Förklaring till bilagan som ska bifogas. Dessa kolumner kommer att kunna döljas via knappen Inställningar när ni inte längre använder dem.
I samtliga flikar tillkommer en knapp för Hantera bilagor. Där anger du de koder du vill att den sökande ska bilägga om de söker det specifika utbudet och om det ska vara obligatoriskt eller valfritt.

Om ni t.ex. har en utbildning där det krävs körkort kopplar du koden för Körkort som obligatoriskt, eller om ni önskar att den sökande ska bilägga grundskolebetyg till kurser på grundläggande nivå, så anger ni koden för GR-betyg.

Inställningar – Aktivera kodbaserade bilagor

(Leveransplan omkring vecka 16)
I menyalternativet Inställningar, fliken Inställningar, kommer det att tillkomma en inställning för Kodbaserade bilagor som ni måste aktivera när ni är redo att publicera det nya sättet att begära in bilagor från den sökande.

Sökandesidan – Ansökan

(Leveransplan omkring vecka 16)
När inställningen aktiveras ersätts sektionen för uppladdning av dokument för den sökande med en enklare sektion som visar kod-texterna för de bilagor ni valt att efterfråga utifrån den sökandes svarsalternativ och/eller sökta utbud.
Den sökande kan ladda upp flera filer till samma kod om så önskas, samt att de också kommer att kunna använda existerande filer som de bifogat i någon tidigare ansökan.
De behöver inte koppla sina filer till något utbud i denna lösning, då det finns angivet i och med kopplingen till koden.

Exempel:

Den sökande söker en utbildning med krav på körkort, och en grundläggande kurs i Matematik. Den sökande svarar också på frågan om Syfte med utbildningen att hen Är eller riskerar att bli arbetslös.
Då visas det för den sökande att hen behöver lägga till bilagor för:

• Körkort (fram- och baksida)
• Betyg från grundskolan
• Intyg från arbetsförmedlingen/Varselintyg

Hantera ansökningar – Bilagor med koder

(Leveransplan omkring vecka 16)
I menyalternativet Hantera ansökningar kommer det inte att bli så stor skillnad från tidigare. I fliken Ansökningar visas alltid alla bilagor, och i övriga flikar visas bilagor som tillhör det specifika utbudet.
Om du klickar på bilagorna kommer du att se vilka koder som är kopplade till bilagan, så att du enklare kan sortera ut vad som är intressant för dig just där och då.

Sökandeöversikt – Ansökan, Bilagor

(Leveransplan omkring vecka 16)
När du öppnar en Sökandeöversikt kommer sektionen för Ansökningar att få en ny kolumn som visa bilagor som är kopplade till svarsalternativ, d.v.s. koder med Xtrainfo = SVAR.

Sökandeöversikt – Sammanställning av bilagor

(Leveransplan ännu inte planerad)
Det kommer också att skapas en möjlighet att få en översikt/sammanställning av den sökandes samtliga bilagor i en och samma vy, för att underlätta hanteringen. Där ska det också bli möjligt för dig som administratör att lägga till en bilaga åt den sökande eller ta bort en bilaga.