Arkivering – API-information är ett tillval med funktionalitet som stödjer arkivering av resultatet från utvalda API:er som normalt används för export till externa system.
Arkiveringsfiler skapas med all vald information och därefter integreras filerna via ett API till det arkiv som ni är anslutna till. När filerna har nått arkivet levereras ett ”kvitto” och du kan se att arkiveringen lyckats. Arkivfilerna går även att exportera manuellt via användargränsnittet.
För att kunna arkivera utdrag från API:er behövs rollen Integrationsansvarig vilken har tillgång till alla skolformer. Om arkiveringsrättigheter för API-information ges till någon annan roll via behörighetssystemet, Hantera roller, så kan tillgången till vilka skolformer som ska arkiveras begränsas.
Arkiveringsunderlag
Här kan du, som har behörighet, skapa underlag för att arkivera uppgifter. Du kan skapa utkast som du, eller annan behörig användare, senare ska kunna ”godkänna” och göra klart för utförande. När ett utkast är klart för utförande och du har behörighet att utföra arkivering dyker länken Utför upp, längst ute till höger. När en arkivering har utförts visas också en länk för Utförandehistorik och underlaget blir då låst för ändring.
Skapa Arkiveringsunderlag
- Välj Lägg till
- Ange Arkivering som funktion
- Väl Skolform
- Ange ett Namn på underlaget, så att du lätt kan härleda det (måste vara unikt)
- Ange ev en Beskrivning vad underlaget gäller
- Välj Objektgrupp (förvalt med LES API)
- Välj Filformat – endast PDF stöds för denna typ av arkivering
- Välj sedan det Regelverk du vill ska användas
- API Version
- Sökdatum
- Välj vilka objekt (d.v.s. vilket eller vilka API:er) som ska ingå i arkiveringen för ovan angivna urval.
- När du är nöjd väljer du att Spara som utkast eller direkt Spara och Klar för utförande
Ändra Arkiveringsunderlag
Du kan bara ändra Arkiveringsunderlag som ännu inte har utförts. Utförda arkiveringar har Status Låst.
- Gör ett urval för att söka fram det underlag du vill ändra
- Markera underlaget och välj Ändra
- Gör de ändringar du önskar
- När du är nöjd väljer du att Spara som utkast eller Spara och Klar för utförande
Kopiera Arkiveringsunderlag
- Gör ett urval för att söka fram det underlag du vill kopiera
- Markera underlaget och välj Kopiera
- Ändra Namn och eventuellt andra uppgifter som du vill justera från ursprungsunderlaget
- När du är nöjd väljer du att Spara som utkast eller direkt Spara och Klar för utförande
Utför
- Gör ett urval för att söka fram det underlag du vill utföra
- Klicka på länken Utför längst ute till höger
- Kontrollera att inställningarna för underlaget är det du vill utföra
- Klicka på Utför
- Nu visas Senaste utförandestatus samt en länk med Utförandehistorik
- Klicka på Utförandehistorik för att se mer detaljer om utförandet, som Starttid, Sluttid, vem som startade jobbet – Utförd av, Utförande status, Information (antal som hanterats) och Felmeddelande (om något inte gick rätt).
- Du kan också klicka vidare via länken Detaljer, för att se mer om vilka objekt som hanterats och för vilka objekt det eventuellt gått fel.
- Objekt – objekt som ingår i arkiveringen
- Starttid – när utförandet för objekten startade
- Sluttid – när utförandet för objekten slutade
- Status – visar om det gick bra eller om något gick fel
- Information – visar antal objekt som hanterats vid gallring
- Felmeddelande – visar ett felmeddelande om något gick fel
- Backa tillbaka med bakåtpilen uppe till vänster för att komma tillbaka
Sökurval
Du kan göra urval på de underlag du har sparat, om du t ex bara vill hitta underlag som är utförda mellan ett visst datumintervall, eller de utförda arkiveringarna som har en viss status vid senaste utförande. De statusar du kan söka på är:
- Avbruten – Arkiveringen lyckades inte
- Pågår – Arkivering pågår
- Filer klara för överföring – Arkiveringsfiler har skapats men har ännu inte överförts till arkivsystemet
- Arkiveringsfil överförd – Överföringen av arkiveringsfiler till arkivsystemet lyckades
- Överföringen av arkiveringsfilen misslyckades – Överföringen av arkiveringsfiler till arkivsystemet misslyckades